Odpis aktu zgonu - Wniosek 2021

Aktualizacja: 22 listopada 2021

Odpis aktu zgonu

Czy zgon należy zgłosić? Ile masz czasu na powiadomienie USC?

Fakt śmierci każdorazowo należy zgłosić w urzędzie stanu cywilnego w przeciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu, a jeśli zgon nastąpił w wyniku choroby zakaźnej – w ciągu 24 godzin. Po dokonaniu zgłoszenia osoba zmarła automatycznie zostaje wymeldowana z miejsca stałego lub tymczasowego pobytu, a jej dowód osobisty zostaje unieważniony.

Zgłoszenia śmierci można dokonać wyłącznie osobiście w urzędzie stanu cywilnego, właściwym dla miejsca zgonu. Tam też otrzymuje się pierwszy akt zgonu.

Dopiero po sporządzeniu aktu zgonu można dokonać pochówku zmarłej osoby.

Kto może zgłosić zgon?

Zgłoszenia zgonu w urzędzie może dokonać współmałżonek osoby zmarłej, bądź pozostała rodzina np. dzieci, wnuki, prawnuki czy rodzice, a także brat, siostra, siostrzenica, bratanek i teściowie. Zgłoszenia można również dokonać poprzez pełnomocnika.

Przy rejestrowaniu zgonu mężczyzny do lat 50-ciu, należy okazać również jego książeczkę wojskową

Po zarejestrowaniu zgonu kierownik USC wyda jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.

Kto może otrzymać skrócony lub zupełny odpis aktu zgonu?

Przede wszystkim odpis może otrzymać każda osoba, której dany akt dotyczy. Do uprawnionego grona osób należą:

  • współmałżonek,
  • zstępni (dzieci, wnuki, prawnuki),
  • wstępni (rodzice, dziadkowie, pradziadkowie),
  • rodzeństwo,
  • przedstawiciel ustawowy, opiekun prawny,
  • osoba wskazująca interes prawny w uzyskaniu odpisu (np. potrzebny do sądu),
  • sąd, prokurator,
  • organizacje społeczne, jeśli uzasadnią,
  • instytucje i urzędy, jeśli uzasadnią,
  • pełnomocnicy powyższych.

W jakiej formie można otrzymać odpis skrócony lub zupełny aktu zgonu?

Wnioskowane odpisy można otrzymać w formie:

  • papierowej (osobiście, pocztą)
  • elektronicznej – dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym można otrzymać na skrzynkę ePUAP (dotyczy wszystkich odpisów za wyjątkiem wielojęzycznego)

Ile kosztuje uzyskanie odpisu skróconego lub zupełnego aktu zgonu?

Zgłoszenie faktu zgonu oraz sporządzenie pierwszego aktu zgonu nie podlegają opłatom skarbowym. Za wystawienie kolejnych odpisów należy dokonać opłaty w wysokości:

  • 22 zł - za odpis skrócony aktu zgonu,
  • 33 zł - za odpis zupełny aktu zgonu.

Jeżeli zgłoszenia zgonu dokonuje pełnomocnik, zostanie pobrana opłata w wysokości 17 zł.

Jak długo czeka się na skrócony lub zupełny odpis aktu zgonu?

Sprawa jest załatwiana niezwłocznie. Zgon jest rejestrowany w dniu zgłoszenia i od razu zostaje wystawiony jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu. Czynności te trwają nie dłużej niż 30 minut.

Na wydanie kolejnych odpisów aktu zgonu trzeba czekać odpowiednio:


Wersja papierowa skróconego i zupełnego odpisu aktu zgonu

  • do 7 dni kalendarzowych od złożenia wniosku - jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego,

  • do 7 dni kalendarzowych od złożenia wniosku - jeśli dany Urząd Stanu Cywilnego (USC) posiada akt w wersji papierowej, a nie został on jeszcze przeniesiony do cyfrowego rejestru,

  • do 10 dni kalendarzowych od złożenia wniosku - jeśli dany Urząd Stanu Cywilnego (USC) nie posiada aktu w wersji papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do cyfrowego rejestru,


Wersja elektroniczna skróconego i zupełnego odpisu aktu zgonu

  • automatycznie na skrzynkę ePUAP, jeśli:
    • akt dotyczy Ciebie, Twoich dzieci, rodziców, małżonka, 
    • akt znajduje się w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego oraz
      • wybrałeś we wniosku odbiór na skrzynkę ePUAP oraz płatność online,
      • system potwierdzi spełnienie warunków do automatycznego wydania odpisu.

WAŻNE: Odpis elektroniczny to plik XML lub PDF, który jest ważny tylko w wersji elektronicznej. Nie można go wydrukować i przedstawiać jako odpisu papierowego - nie ma wówczas mocy prawnej.


Gdzie i jaki wniosek złożyć o uzyskanie skróconego lub zupełnego odpisu aktu zgonu?

Istnieją trzy możliwości złożenia wniosku:

  1. przez internet - korzystając z Profilu Zaufanego. Zaloguj się do skrzynki ePUAP, złóż wniosek (podążaj za instrukcją krok po kroku). Możesz dokonać również płatności online za odpis - ePUAP umożliwia to dla kilku zrzeszonych banków.
  2. osobiście - wniosek otrzymasz na miejscu w urzędzie stanu cywilnego.
  3. listownie - jeśli posiadasz wniosek lub pobrałeś go ze strony danego urzędu, możesz go złożyć listownie.

Niezależnie od sposobu składania wniosku, należy dołączyć do niego poniższe dokumenty:

  • potwierdzenie opłaty skarbowej za odpis, jeśli jest wymagana (potwierdzenie z banku lub dokonanie płatności online z poziomu skrzynki ePUAP);
  • dokument potwierdzający interes prawny - jeśli jesteś spoza bliskiej rodziny;
  • pełnomocnictwo - jeśli z niego korzystasz.

Wersja elektroniczna skróconego i zupełnego odpisu aktu zgonu

  • Trafi automatycznie na Twoją skrzynkę ePUAP

WAŻNE: Odpis elektroniczny to plik XML lub PDF, który jest ważny tylko w wersji elektronicznej. Nie można go wydrukować i przedstawiać jako odpisu papierowego - nie ma mocy prawnej.

Wersja papierowa skróconego i zupełnego odpisu aktu zgonu

  • we właściwym urzędzie stanu cywilnego

Kto przyjmuje dokumenty dot. sprawy - odpis aktu zgonu w Twojej miejscowości?

Nie widzisz swojej miejscowości? Sprawdź pełną listę i wybierz miejscowość odpowiednią dla siebie

Pobierz dokumenty dot. sprawy - odpis aktu zgonu

Zgon należy zgłosić osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zgonu. Potrzebne dokumenty:

  • karta zgonu – dostaniesz ją od lekarza, który stwierdził zgon,
  • dowód osobisty zmarłej osoby,
  • swój dokument tożsamości do okazania (np. dowód osobisty lub paszport).

Zgon może również zgłosić pełnomocnik, np. przedstawiciel zakładu pogrzebowego, jeśli tylko otrzymał od Ciebie odpowiednie pełnomocnictwo.

Wniosek o uzyskanie odpisu aktu cywilnego można otrzymać w lokalnym Urzędzie Stanu Cywilnego.

Dodatkowo należy przygotować:

  • potwierdzenie opłaty skarbowej
  • potwierdzenie interesu prawnego - jeśli chcesz dostać odpis dotyczący innej osoby
  • dokument tożsamości (na przykład dowód osobisty albo paszport)
Pobierz dokument