Wniosek o odpis aktu zgonu 2021

Aktualizacja: 26 marca 2021


Czy zgon należy zgłosić? Ile masz czasu na powiadomienie USC?

Fakt śmierci każdorazowo należy zgłosić w urzędzie stanu cywilnego w przeciągu 3 dni od wystawienia karty zgonu, a jeśli zgon nastąpił w wyniku choroby zakaźnej – w ciągu 24 godzin. Po dokonaniu zgłoszenia osoba zmarła automatycznie zostaje wymeldowana z miejsca stałego lub tymczasowego pobytu, a jej dowód osobisty zostaje unieważniony.

Zgłoszenia śmierci można dokonać wyłącznie osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego, właściwym dla miejsca zgonu. Tam też na miejscu otrzymuje się pierwszy akt zgonu.

Dopiero po sporządzeniu aktu zgonu można dokonać pochówku osoby zmarłej.

Kto może zgłosić zgon?

Zgłoszenia zgonu w urzędzie może dokonać współmałżonek osoby, która zmarła, bądź pozostała rodzina np. dzieci, wnuki, prawnuki czy rodzice, a także brat, siostra, siostrzenica, bratanek i teściowie. Zgłoszenia można również dokonać poprzez pełnomocnika.

Co musisz przygotować by zgłosić zgon?

Należy przygotować:

  • kartę zgonu otrzymaną od lekarza, który potwierdził zgon
  • dowód osobisty osoby zmarłej 
  • swój dokument tożsamości do okazania – dowód osobisty lub paszport, bądź jeśli sprawa jest załatwiana przez pełnomocnika – musi on przedstawić pełnomocnictwo oraz potwierdzenie dokonania opłaty

Przy rejestrowaniu zgonu mężczyzny do lat 50-ciu, należy okazać również jego książeczkę wojskową. 

Po zarejestrowaniu zgonu kierownik USC wyda jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu.

Kto może otrzymać skrócony lub zupełny odpis aktu zgonu?

Przede wszystkim odpis może otrzymać każda osoba, której dany akt dotyczy. Do uprawnionego grona osób należą również:

  • współmałżonek,
  • zstępni (dzieci, wnuki, prawnuki)
  • wstępni (rodzice, dziadkowie, pradziadkowie)
  • rodzeństwo,
  • przedstawiciel ustawowy, opiekun prawny,
  • osoba wskazująca interes prawny w uzyskaniu odpisu (np. potrzebny do sądu)
  • sąd, prokurator,
  • organizacje społeczne, jeśli uzasadnią,
  • instytucje i urzędy, jeśli uzasadnią,
  • pełnomocnicy powyższych.

W jakiej formie można otrzymać odpis skrócony lub zupełny aktu zgonu?

Wnioskowane odpisy można otrzymać w formie:

  • papierowej (osobiście, pocztą)
  • elektronicznej – dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym możesz otrzymać na swoją skrzynkę ePUAP (dotyczy wszystkich odpisów za wyjątkiem wielojęzycznego)

Jaki jest czas oczekiwania na skrócony lub zupełny odpis aktu zgonu?

Sprawa jest załatwiana niezwłocznie. Zgon jest rejestrowany w dniu zgłoszenia i od razu zostaje wystawiany jeden bezpłatny odpis skrócony aktu zgonu. Czynności te trwają nie dłużej niż 30 minut.


Wersja papierowa skróconego i zupełnego odpisu aktu zgonu

  • do 7 dni kalendarzowych od złożenia wniosku, jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego,
  • do 7 dni kalendarzowych od złożenia wniosku, jeśli dany Urząd Stanu Cywilnego (USC) posiada akt w wersji papierowej, a nie został on jeszcze przeniesiony do cyfrowego rejestru,
  • do 10 dni kalendarzowych od złożenia wniosku, jeśli dany Urząd Stanu Cywilnego (USC) nie posiada aktu w wersji papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do cyfrowego rejestru,


Wersja elektroniczna skróconego i zupełnego odpisu aktu zgonu

  • automatycznie na Twoją skrzynkę ePUAP, jeśli:
    • akt dotyczy Ciebie, Twoich dzieci, rodziców, małżonka 
    • akt znajduje się w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego oraz
      • wybrałeś we wniosku odbiór na skrzynkę ePUAP oraz płatność online
      • system potwierdzi spełnienie warunków do automatycznego wydania odpisu

WAŻNE: Odpis elektroniczny to plik XML lub PDF, który jest ważny tylko w wersji elektronicznej. Nie można go wydrukować i przedstawiać jako odpisu papierowego - nie ma mocy prawnej.


Gdzie i jaki wniosek o uzyskanie skróconego lub zupełnego odpisu aktu zgonu złożyć?

Masz trzy możliwości złożenia wniosku:

  1. przez internet - korzystając z Profilu Zaufanego. Zaloguj się do swojej skrzynki ePUAP, złóż wniosek (podążaj za instrukcją krok po kroku). Możesz dokonać również płatności online za odpis - ePUAP umożliwia to dla kilku zrzeszonych banków.
  2. osobiście - w swoim Urzędzie Stanu Cywilnego wniosek otrzymasz na miejscu.
  3. listownie - jeśli posiadasz wniosek lub pobrałeś go ze strony danego urzędu, możesz go złożyć listownie.

Do każdej z tych możliwości należy dodać odpowiednie dokumenty:

  • potwierdzenie opłaty skarbowej za odpis, jeśli jest wymagana (potwierdzenie z banku lub dokonanie płatności online z poziomu skrzynki ePUAP) → zobacz dział: Ile kosztuje odpis aktu cywilnego,
  • dokument potwierdzający interes prawny, jeśli jesteś spoza bliskiej rodziny,
  • pełnomocnictwo, jeśli z niego korzystasz.

Gdzie odebrać skrócony lub zupełny odpis aktu zgonu?

Wersja elektroniczna skróconego i zupełnego odpisu aktu zgonu

  • automatycznie na Twoją skrzynkę ePUAP

WAŻNE: Odpis elektroniczny to plik XML lub PDF, który jest ważny tylko w wersji elektronicznej. Nie można go wydrukować i przedstawiać jako odpisu papierowego - nie ma mocy prawnej.

Wersja papierowa skróconego i zupełnego odpisu aktu zgonu

Kolejny odpis skróconego lub zupełnego aktu zgonu - cena i wniosek

Zgłoszenie faktu zgonu oraz sporządzenie aktu zgonu (pierwszego) nie podlegają opłatom skarbowym. Za wystawienie kolejnych odpisów należy dokonać opłaty w wysokości:

  • 22 zł za odpis skrócony aktu zgonu
  • 33 zł za odpis zupełny aktu zgonu

Jeżeli zgłoszenie zgonu następuje poprzez pełnomocnika, zostanie pobrana opłata w wysokości 17 zł.


Gdzie można złożyć wniosek o odpis aktu zgonu w Twojej miejscowości?

Nie widzisz swojej miejscowości? Sprawdź pełną listę i wybierz miejscowość odpowiednią dla siebie

Pobierz wniosek o odpis aktu zgonu

Zgon należy zgłosić osobiście w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca zgonu. Potrzebne dokumenty:

  • karta zgonu – dostaniesz ją od lekarza, który stwierdził zgon,
  • dowód osobisty zmarłej osoby,
  • swój dokument tożsamości do okazania (np. dowód osobisty lub paszport).

Zgon może również zgłosić pełnomocnik, np. przedstawiciel zakładu pogrzebowego, jeśli tylko otrzymał od Ciebie odpowiednie pełnomocnictwo.

Wniosek o uzyskanie odpisu aktu cywilnego można otrzymać w lokalnym Urzędzie Stanu Cywilnego.

Dodatkowo należy przygotować:

  • potwierdzenie opłaty skarbowej
  • potwierdzenie interesu prawnego - jeśli chcesz dostać odpis dotyczący innej osoby
  • dokument tożsamości (na przykład dowód osobisty albo paszport)
Pobierz dokument


Administrator serwisu dokłada wszelkich starań, aby informacje zawarte na stronach serwisu były aktualne, poprawne i kompletne. Administrator nie ponosi jednak odpowiedzialności za stosowanie udostępnianych wzorów dokumentów, a użytkownik na własną odpowiedzialność posługuje się zamieszczonymi w serwisie informacjami i dokumentami.