Jeżeli pracownik musi wykonywać swoją pracę w biurze, może starać się o zwrot kosztów za dojazd do pracy.
Pandemia koronawirusa spowodowała, iż praca zdalna stała się czymś zupełnie normalnym i akceptowalnym. Kto, gdzie i kiedy może złożyć wniosek o pracę zdalną oraz jakie informacje powinny być w nim zawarte? Wykonywanie jakich zawodów sprzyja pracy zdalnej? Odpowiedzi znajdują się w poniższym poradniku.
Rodzaje pracy zdalnej
Pracę zdalną, ze względu na jej wymiar, podzielono na:
- permanentną - praca zdalna w pełnym wymiarze → możliwa w przypadku niektórych zawodów,
- hybrydową - niektóre dni pracownik przepracowuje w domu, resztę w biurze,
- okazjonalną - praca stacjonarna w pełnym wymiarze, w wyjątkowych sytuacjach uzasadnionych potrzebą pracownika, zabiera on pracę do domu. Pracownikowi przysługuje do 24 dni pracy zdalnej na żądanie w ciągu roku kalendarzowego. Z taką inicjatywą może wystąpić wyłącznie pracownik. Pracodawca nie jest zobowiązany do udzielenia zgody na pracę zdalną i może odmówić.
Aby pogodzić pracę z życiem prywatnym, pracownik może zawnioskować również o indywidualny rozkład czasu pracy.
Kto może wykonywać pracę zdalną?
W wielu zawodach praca zdalna sprzyja efektywniejszemu wykonywaniu obowiązków. Mowa tutaj o zawodach, których wykonywanie wiąże się z koniecznością zachowania skupienia oraz przebywania w spokoju. Należą do nich m.in.:
- programista,
- dziennikarz,
- copywriter,
- grafik,
- tester,
- architekt,
- tłumacz,
- korektor.
Podczas wykonywania wyżej wymienionych zawodów, cisza i spokój są niezbędne dla poprawienia efektywności pracy.
Warto wiedzieć:
Na ile sposobów i w jakiej formie można wnioskować o pracę zdalną?
Pracownik może poprosić o możliwość wykonywania pracy zdalnej na 2 sposoby:
- ustnie – zapytać pracodawcę o pozwolenie na pracę zdalną np. podczas rozmowy telefonicznej,
- pisemnie – jest to bardziej zalecana forma. W tej sytuacji należy napisać wniosek, wysłać go mailem lub złożyć na ręce pracodawcy osobiście.
Kiedy można złożyć wniosek o pracę zdalną?
Dokument można złożyć w każdym momencie zatrudnienia, ale pracodawca może określić procedury wewnętrzne dotyczące składania takich wniosków.
Gdzie złożyć wniosek o możliwość pracy zdalnej?
Poprawnie sformułowaną prośbę należy kierować do pracodawcy, który zdecyduje, czy wykonywanie pracy zdalnej przez danego pracownika jest możliwe.
Kto może złożyć wniosek o pracę zdalną?
Praca zdalna nie jest możliwa w każdym zawodzie – przed złożeniem wniosku warto upewnić się, czy pracownik będzie mógł wykonywać jakiekolwiek zadania bez konieczności przychodzenia do pracy.
Wniosek o możliwość pracy zdalnej
Co powinno się znaleźć we wniosku o pracę zdalną?
Prośba o możliwość pracy zdalnej musi posiadać następujące elementy:
- dane wnioskującego,
- dane firmy,
- tytuł – wniosek o pracę zdalną,
- treść prośby,
- uzasadnienie,
- własnoręczny podpis.
Jakie czynniki mają wpływ na decyzję pracodawcy?
Jest szereg kryteriów, które mogą przeważyć o zgodzie pracodawcy na wykonywanie pracy zdalnej. Są to:
- rodzaj wykonywanej pracy,
- umiejętności pracownika,
- możliwości techniczne i lokalowe pracownika - czy miejsce, w którym będzie pracował spełnia zasady BHP,
- reputacja pracownika – czy dotychczas wywiązywał się z powierzonych zadań,
- posiadanie niezbędnych narzędzi i materiałów.
Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?
Pracodawca będzie musiał zgodzić się na pracę zdalną w przypadku pracowników:
- w ciąży,
- wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, pracowników posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- rodziców dziecka posiadających zaświadczenie o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
- rodziców dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności (nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia),
- rodziców dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia).
Pracodawca będzie mógł odmówić pracownikowi wyłącznie, gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na specyfikę pracy wykonywanej przez pracownika. Odmowę trzeba jednak uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika.
Praca zdalna a obowiązki pracodawcy
W przypadku pracowników zdalnych, pracodawca jest zobowiązany:
- zapewnić im materiały i narzędzia pracy,
- zapewnić im instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty,
- pokryć koszty energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych oraz inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej,
- zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
- ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę (zwrot kosztów związanych z pracą zdalną nie stanowi przychodu, czyli jest on nieopodatkowany i nieoskładkowany).
Pracodawca jest również zobowiązany określić zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu z zakładową organizacją związkową oraz regulaminie pracy.
Czy pracodawca może kontrolować pracę pracowników zdalnych?
Pracodawca ma prawo skontrolować pracowników pracujących zdalnie. Kontrola prowadzona jest w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, również procedur ochrony danych osobowych.
Kontrola następuje w miejscu wykonywania pracy przez pracownika, po wcześniejszym ustaleniu daty i godziny. Co ważne, kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani innych osób przebywających w miejscu kontroli, a także utrudniać korzystania z pomieszczeń. Pracodawca może także sprawdzić trzeźwość pracownika w godzinach pracy.
Jeśli podczas kontroli zostaną stwierdzone nieprawidłowości, pracownik zostanie zobowiązany przez pracodawcę do usunięcia uchybień.
