Podpis Zaufany - podpis i weryfikacja podpisanych dokumentów Profilem Zaufanym - informacje 2026

Podpis Zaufany stanowi integralną część Profilu Zaufanego i umożliwia podpisywanie dokumentów przez Internet. Czym jest Podpis Zaufany? Jakie dokumenty można podpisać za jego pomocą i jak to zrobić? Odpowiedzi znajdują się w poniższym poradniku.

Czym jest Podpis Zaufany?

Podpis Zaufany to zaawansowany podpis elektroniczny, zintegrowany z Profilem Zaufanym. Podpis ten jest równoważny w skutkach z podpisem własnoręcznym. Podpis Zaufany umożliwia podpisywanie części urzędowych dokumentów, a także może służyć do celów prywatnych i związanych z działalnością gospodarczą.

Podpis Zaufany a podpis kwalifikowany

Podpisem kwalifikowanym można podpisać dowolny dokument, a Podpisem Zaufanym dokumenty urzędowe oraz prywatne i związane z działalnością gospodarczą, o ile mogą zostać podpisane w formie elektronicznej.

Przed wykorzystaniem Podpisu Zaufanego do podpisania dokumentu o charakterze prywatnym lub związanego z działalnością gospodarczą, każdorazowo należy się upewnić, że może być złożony w tej formie. 

Jakie dokumenty można podpisywać za pomocą Podpisu Zaufanego?

Podpis Zaufany umożliwia załatwienie wielu spraw w serwisach:

• gov.pl,
• biznes.gov.pl,
• PUE ZUS,
• BDO,
• praca.gov.pl,
• e-Budownictwo,
• e-Rolnik,
• eKRS,
• Portal podatkowy.

Podpisem Zaufanym można na przykład podpisać coroczne sprawozdanie podatkowe spółek z o. o., a także wniosek o:

• dowód osobisty dla dziecka,
• paszport dla dziecka,
• pozwolenie na rozbiórkę,
• pozwolenie wodnoprawne,
• uzyskanie numeru budynku,
• rejestrację, zawieszenie lub zamknięcie działalności gospodarczej,
• podatkową interpretację indywidualną lub ogólną,
• odpis aktu urodzenia,
• odpis aktu małżeństwa,
• odpis aktu zgonu,
• wydanie karty EKUZ.

Podpisem Zaufanym nie można podpisać deklaracji i informacji podatkowych.

Jaki format mogą mieć dokumenty podpisywane Podpisem Zaufanym?

Podpis Zaufany można złożyć na dokumentach w formatach:

• .txt, 
• .rtf, 
• .pdf, 
• .xps, 
• .odt, 
• .ods, 
• .odp, 
• .doc, 
• .xls, 
• .ppt, 
• .docx, 
• .xlsx, 
• .pptx, 
• .csv, 
• .jpg, 
• .jpeg, 
• .tif, 
• .tiff, 
• .geotiff, 
• .png, 
• .svg, 
• .wav, 
• .mp3, 
• .avi, 
• .mpg, 
• .mpeg, 
• .mp4, 
• .m4a, 
• .mpeg4, 
• .ogg, 
• .ogv, 
• .zip, 
• .tar, 
• .gz, 
• .gzip, 
• .7Z, 
• .html, 
• .xhtml, 
• .css, 
• .xml, 
• .xsd, 
• .gml, 
• .rng, 
• .xsl, 
• .xslt, 
• .TSL, 
• .XMLsig, 
• .XAdES, 
• .PAdES, 
• .CAdES, 
• .ASIC, 
• .XMLenc, 
• .dwg, 
• .dwf, 
• .dxf,
• .dgn, 
• .jp2

o maksymalnym rozmiarze do 25 MB.

Bądź na bieżąco

Zmiany w polskim prawie i nowe wnioski.
Zapisz się do newslettera.

Dodaj

Wprowadź prawidłowy adres e-mail.

* Chcę otrzymywać powiadomienia o zmianach w prawie, wnioskach i inne informacje od jakiwniosek.pl| oraz jego partnerów, i zgadzam się na przetwarzanie mojego adresu e-mail przez Silnet Media Sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej, ul. Pocztowa 5, w celach marketingowych, w tym przesyłania newsletterów. Niniejszą zgodę składam dobrowolnie i oświadczam, że zostałem poinformowany o uprawnieniach, o których mowa w polityce prywatności.

Musisz wyrazić zgodę, aby zapisać się do newslettera.

Jak uzyskać dostęp do usługi Podpis Zaufany?

Aby móc korzystać z Podpisu Zaufanego, wystarczy założyć Profil Zaufany.

Logowanie do Podpisu Zaufanego

Logowanie do Podpisu Zaufanego następuje podczas logowania do Profilu Zaufanego.

Podpisywanie dokumentów Podpisem Zaufanym krok po kroku

1. Na początku należy wejść na stronę gov.pl i wybrać usługę “Podpisz dokument elektronicznie - wykorzystaj podpis zaufany”.
2. Następnie kliknąć “Podpisz lub sprawdź dokument”.
3. System poprosi o wybranie pliku z dysku. Po jego wybraniu należy kliknąć “podpisz”.
4. Użytkownik zostanie poproszony o zalogowanie się Profilem Zaufanym.
5. W wiadomości SMS otrzyma kod służący do potwierdzenia podpisania dokumentu.
6. System wygeneruje plik, w którym będzie zawarty Podpis Zaufany. 
7. Podpisany plik jest gotowy do przesłania do urzędu/instytucji publicznej.

Jednocześnie można podpisać do 5 plików, które łącznie nie przekraczają 25 MB.

Czy wiesz, że...

Jeden dokument może podpisać kilka osób - wystarczy przesłać podpisany plik i powtórzyć kroki opisane powyżej.

Ile kosztuje podpisanie dokumentu Podpisem Zaufanym?

Korzystanie z Podpisu Zaufanego jest bezpłatne. 

Weryfikacja Podpisu Zaufanego

Aby sprawdzić, czy i przez kogo dokument został podpisany, należy postępować według poniższej instrukcji. 

1. Na stronie usługi “Podpisz dokument elektronicznie - wykorzystaj podpis zaufany” należy wybrać “Podpisz lub sprawdź dokument”.
2. Następnie wybrać zapisany na dysku podpisany dokument.
3. Po przeładowaniu na stronie zostaną wyświetlone informacje na temat podpisów znajdujących się w dokumencie. Aby podpis był respektowany, musi znajdować się przy nim adnotacja “Ważny”.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1691),
• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 1703, z 2026 r. poz. 160),
• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 29 czerwca 2020 r. w sprawie profilu zaufanego i podpisu zaufanego (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1194),
• Ustawa z dnia 26 stycznia 2023 r. o zmianie ustaw w celu likwidowania zbędnych barier administracyjnych i prawnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 803).