Po poprawnym przesłaniu elektronicznej wersji dokumentu do urzędu nadawca powinien otrzymać Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia. Jak uzyskać UPP? Czym różni się Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia od Urzędowego Poświadczenia Odbioru i Urzędowego Poświadczenia Dostarczenia? Odpowiedzi znajdują się w poniższym poradniku.
Czym jest UPP?
Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia to automatycznie wystawiany dokument, wysyłany do petenta w momencie poprawnego przesłania elektronicznej wersji dokumentu do skrzynki podawczej. UPP występuje w formacie .xml.
Cel wystawiania UPP
Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia jest przydatne w momencie, gdy użytkownik musi udowodnić w urzędzie, że przesłał dokument. Na UPP znajduje się data wpłynięcia dokumentu do skrzynki podawczej. Dzięki Urzędowemu Poświadczeniu Przedłożenia petent może być pewien, że wysłany przez niego dokument dotarł do urzędu.
Czym różni się UPP od UPO?
UPP oznacza, że dokument wpłynął do skrzynki podawczej, a UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) stanowi zaś potwierdzenie, że dokument został odebrany przez pracownika urzędu.
UPP a UPD
UPP potwierdza przesłanie dokumentu do skrzynki podawczej instytucji, zaś UPD, (Urzędowe Poświadczenie Dostarczenia) kierowane jest do petenta i zawiera prośbę o złożenie podpisu elektronicznego (podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego), w celu otrzymania pisma z urzędu. UPD to forma awiza, zbliżona do tych stosowanych w placówkach pocztowych.
Ile kosztuje uzyskanie Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia?
UPP jest wystawiane bezpłatnie.
Jak uzyskać Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia?
Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia generowane jest automatycznie, w momencie dostarczenia przesyłanego dokumentu do skrzynki podawczej instytucji. UPP można znaleźć:
- na swojej skrzynce mailowej - z potwierdzeniem dnia i godziny dotarcia wniosku zamieszczonym w treści maila wraz z załącznikiem UPP w formacie .xml,
- na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl - w zakładce “Moje sprawy”. Po kliknięciu w wybraną sprawę użytkownik może pobrać UPP na swój dysk.
Jak długo przechowywać UPP?
Urzędowe Poświadczenie Przełożenia warto zapisać na swoim dysku i przechowywać do momentu przedawnienia się prawa organów do ewentualnych roszczeń, których dotyczył dokument, za którego przesłanie petent otrzymał UPP.
Przykład: Urząd może zgłosić roszczenia w sprawie przesłanych deklaracji podatkowych przez okres 5 lat, zatem UPP również warto przechowywać przez 5 lat.
Co zrobić gdy pojawi się błąd generacji Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia?
Jeżeli UPP nie zostanie przesłane na adres mailowy, ani nie jest widoczne na Koncie Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl, należy upewnić się, że dokument został poprawnie wysłany, kontaktując się z urzędem. W tej sytuacji warto poprosić pracownika urzędu o mailowe potwierdzenie otrzymania dokumentu.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572, z 2025 r. poz. 769),
- Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1557, 1717, z 2025 r. poz. 1006, 1019, 1158, 1301).
