Notatka służbowa ze spotkania lub rozmowy telefonicznej - przykłady notatek służbowych nauczyciela, policjanta i inne [PDF, DOC] wzór 2023

Q: Czego może dotyczyć notatka służbowa?

W notatce służbowej można opisać przebieg wybranego zdarzenia związanego z miejscem zatrudnienia . Jej przedmiotem może być m.in.: przebieg spotkania, rozmowa telefoniczna, korespondencja, kontrola, rozmowa ze współpracownikiem, niedopuszczenie do pracy współpracownika będącego pod wpływem alkoholu, odmowa wykonania polecenia, nieodpowiednie zachowanie innego pracownika, ucznia (w przypadku, gdy notatkę sporządza nauczyciel).

Autor: ekspert Jaki Wniosek • Weryfikacja: 31 maja 2023

Krok po kroku

Czym jest i do czego służy notatka służbowa?
Kto może napisać notatkę służbową?
Czego może dotyczyć notatka służbowa?
W jaki sposób przekazać notatkę służbową?
Notatka służbowa z wpisem do akt
Jak napisać notatkę służbową o zdarzeniu?
Notatka służbowa - wzór [PDF, DOC] 2023
Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej - wzór [PDF, DOC] 2023
Notatka służbowa ze spotkania - wzór [PDF, DOC] 2023
Notatka służbowa nauczyciela
Notatka służbowa policjanta
Notatka służbowa dot. pracownika pod wpływem alkoholu - wzór [PDF, DOC] 2023
Notatka służbowa dot. samowolnego opuszczenie stanowiska pracy - wzór [PDF, DOC] 2023
Notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej - wzór [PDF, DOC] 2023
Przechowywanie notatek służbowych
Podstawa prawna

Gdzie złożyć wniosek, druk (dokumenty) dot. sprawy - notatka służbowa w Twojej miejscowości?
Dokumenty do pobrania - wzory [PDF, DOCX] 2023

Notatka służbowa to dokument, który może znacznie ułatwić komunikację w miejscu pracy. Czym jest i do czego służy notatka służbowa? Jakie elementy zawiera? Czy może trafić do akt osobowych pracownika lub ucznia? Odpowiedzi znajdują się w poradniku.

Czym jest i do czego służy notatka służbowa?

Notatka służbowa to dokument sporządzony przez pracownika firmy bądź instytucji (np. urzędu, szkoły), która zawiera kluczowe informacje na temat danej sytuacji związanej z działalnością podmiotu. Mogą się w niej znaleźć różne ustalenia, podjęte decyzje, a także przebieg spotkania. Notatka służbowa służy do poinformowania pracodawcy o zaistniałych wydarzeniach w sformalizowany sposób.

Czy notatka służbowa jest dokumentem?

Notatki służbowe są traktowane jak dokumenty i zwykle uważane za poufne. W zależności od rodzaju organizacji, notatki mogą mieć różne zasady dostępu oraz przetwarzania zawartych w nich informacji. W większości przypadków są przeznaczone tylko do wewnętrznego użytku organizacji.

Kto może napisać notatkę służbową?

Nie ma przepisów określających, kto może sporządzić notatkę służbową, stąd notatkę służbową może napisać każdy pracownik.

Czego może dotyczyć notatka służbowa?

W notatce służbowej można opisać przebieg wybranego zdarzenia związanego z miejscem zatrudnienia. Jej przedmiotem może być m.in.:

przebieg spotkania,
rozmowa telefoniczna,
korespondencja,
kontrola,
rozmowa ze współpracownikiem,
niedopuszczenie do pracy współpracownika będącego pod wpływem alkoholu,
odmowa wykonania polecenia,
nieodpowiednie zachowanie innego pracownika, ucznia (w przypadku, gdy notatkę sporządza nauczyciel).

Pracownik nie może tworzyć notatek służbowych zawierających wulgaryzmy, nieprawdziwe informacje, a także takie, które nie są związane z życiem zawodowym.

W jaki sposób przekazać notatkę służbową?

Notatka służbowa powinna zostać wręczona osobiście lub przesłana za pomocą poczty elektronicznej. Notatki nie wolno udostępniać osobom postronnym, nieupoważnionym do wglądu w zawarte w dokumencie informacje.

Notatka służbowa z wpisem do akt

Jeżeli w notatce służbowej znajdują się informacje o nieodpowiednim zachowaniu pracownika lub ucznia, dokument może zostać dodany do jego akt osobowych tylko w sytuacji, gdy pracownik lub uczeń zostanie za opisany w notatce czyn ukarany. Jeżeli nie nałożono na niego kary, notatka nie trafi do jego akt.

Jak napisać notatkę służbową o zdarzeniu?

Nie ma jednego, określonego wzoru notatki służbowej, ponieważ jej struktura będzie zależała od danego zdarzenia. Dokument ten powinien zawierać następujące elementy:

data i miejsce sporządzenia,
imię, nazwisko i stanowisko osoby sporządzającej notatkę,
imię, nazwisko i stanowisko odbiorcy,
tytuł: notatka służbowa,
treść notatki,
podpis osoby sporządzającej.

Notatka służbowa - wzór [PDF, DOC] 2023

Poniżej znajduje się wzór notatki służbowej w dwóch formatach: PDF lub DOC.

Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej - wzór [PDF, DOC] 2023

W przypadku ważnej rozmowy telefonicznej pracownik może opisać jej szczegóły w formie notatki służbowej, którą następnie przekazuje współpracownikom i pracodawcy, aby zapoznali się ze szczegółami rozmowy. Poniżej znajduje się wzór notatki służbowej z rozmowy telefonicznej w dwóch formatach: PDF lub DOC.

Notatka służbowa ze spotkania - wzór [PDF, DOC] 2023

Sporządzanie notatek służbowych ze spotkania jest dobrym sposobem na przekazanie informacji osobom, które nie mogły w nim uczestniczyć. Poniżej znajduje się wzór notatki służbowej ze spotkania w dwóch formatach: PDF lub DOC.

Notatka służbowa nauczyciela

Notatka służbowa nauczyciela może dotyczyć złego zachowania ucznia bądź odmowy wykonania przez niego polecenia lub tematów poruszanych podczas spotkania z rodzicami. Notatka jest dokumentem wewnętrznym - oznacza to, że nie jest przekazywana nikomu spoza instytucji, w której pracuje nauczyciel.

Notatka służbowa policjanta

Funkcjonariusze policji również wymieniają pomiędzy sobą notatki służbowe dotyczące różnych wydarzeń podczas patroli, interwencji czy zachowania współpracowników. Notatka służbowa sporządzona podczas interwencji może stanowić cenny materiał dowodowy, który może zostać wykorzystany w sądzie. Osoba postronna, która mogłaby wykorzystać notatkę służbową policjanta jako dowód w postępowaniu sądowym, może zwrócić się na komendę z wnioskiem o jej udostępnienie.

Notatka służbowa dot. pracownika pod wpływem alkoholu - wzór [PDF, DOC] 2023

Jeżeli pracownik pojawi się w miejscu pracy pod wpływem alkoholu, musi liczyć się z tym, że jego współpracownik może stworzyć na ten temat notatkę służbową, którą następnie dostarczy pracodawcy. Poniżej zamieszczono wzór notatki służbowej dotyczącej niedopuszczenia pijanego pracownika do wykonywania pracy.

Notatka służbowa dot. pijanego pracownika - wzór PDF, DOC

Notatka służbowa dot. samowolnego opuszczenie stanowiska pracy - wzór [PDF, DOC] 2023

Jeżeli współpracownik zauważy, że pracownik opuszcza stanowisko pracy w nieznanym celu, może spisać tę informację, a następnie dostarczyć ją do przełożonego w charakterze notatki służbowej. Poniżej zamieszczono wzór notatki służbowej dot. oddalenia się pracownika z miejsca pracy w dwóch formatach - PDF lub DOC.

Notatka służbowa dot. samowolnego opuszczenia miejsca pracy - wzór PDF, DOC

Notatka służbowa z rozmowy dyscyplinującej - wzór [PDF, DOC] 2023

Jeżeli efektywność pracownika spadła bądź dopuścił się zaniedbania podczas pracy, pracodawca może wezwać go na rozmowę dyscyplinującą i jej przebieg opisać w notatce służbowej. Poniżej znajduje się wzór notatki służbowej z rozmowy dyscyplinującej w dwóch formatach: PDF lub DOC.

Przechowywanie notatek służbowych

Przechowywanie notatek powinno być zgodne z polityką prywatności i przyjętymi zasadami bezpieczeństwa organizacji będącej właścicielem tych notatek. Dokumenty należy przechowywać tak, by zapobiec ich uszkodzeniu lub utracie i zapewnić ochronę danych wrażliwych.