Jeżeli stosunek pracy pracownika wygaśnie, zanim ten zdąży wykorzystać przysługujący mu urlop wypoczynkowy, może ubiegać się o wypłacenie ekwiwalentu. Komu przysługuje wypłata środków za zaległy urlop? Kiedy pracodawca nie ma obowiązku wypłacać ekwiwalentu? Jak obliczyć jego wysokość? Do kiedy ekwiwalent musi zostać wypłacony? Odpowiedzi znajdują się w poniższym poradniku.
Komu przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Wypłata środków za niewykorzystany urlop przysługuje pracownikowi zatrudnionemu:
- na umowie o pracę,
- spółdzielczej umowie o pracę,
- na zasadzie mianowania i wyboru,
gdy jego stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany, a ten nie zdążył wykorzystać w pełni przysługującego urlopu.
Ekwiwalent za urlop nie przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych (umowy o dzieło, umowy zlecenie).
Za co przysługuje ekwiwalent?
Pracownik otrzyma ekwiwalent za urlop bieżący, ustalany proporcjonalnie do przepracowanej części roku kalendarzowego, jak i za niewykorzystany urlop zaległy.
Kiedy pracodawca nie musi wypłacać pracownikowi ekwiwalentu?
Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, jeżeli zdecydują z pracownikiem o podpisaniu kolejnej umowy, zaraz po rozwiązaniu/wygaśnięciu obecnej.
Czy pracownik musi wnioskować o ekwiwalent?
Pracownik nie musi składać wniosku o wypłatę ekwiwalentu, ponieważ pracodawca powinien go wypłacić samodzielnie. Wniosek powinien złożyć w sytuacji, gdy pomimo zakończenia stosunku pracy nie otrzymał ekwiwalentu.
Ile wynosi i jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop?
Aby obliczyć ekwiwalent, należy na początku ustalić podstawę jego obliczania - przyjmuje się wartość miesięcznego dochodu. Następnie liczbę tę należy podzielić przez współczynnik ekwiwalentu, który w 2025 roku wynosi 20,75. Wynik działania trzeba podzielić przez wymiar etatu (8h, 6h, 4h etc.), a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Przykład:
- Podstawa ekwiwalentu: 3600 zł
- Współczynnik ekwiwalentu: 20,75
- Wymiar czasu pracy: 8h
- Niewykorzystany urlop: 6 dni - 8h x 6 = 48 h
3600 : 20,75 = 173,49 zł
173,49 zł : 8h = 21,68 zł
21,68 zł x 48 = 1 040,64 zł → wysokość ekwiwalentu.
Obliczając ekwiwalent za zaległy urlop, należy brać pod uwagę współczynnik ekwiwalentu za rok, w którym jest wypłacany.
Przyjmując, że pracownik nie wykorzystał urlopu w 2024 roku, a stosunek pracy rozwiązano z nim w 2025 roku, pracodawca musi skorzystać ze współczynnika ekwiwalentu dla 2025 roku.
Do kiedy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent?
Pracownik powinien otrzymać ekwiwalent najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia.
Niewypłacony ekwiwalent za urlop
Jeżeli mimo obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pracodawca tego nie zrobi, wówczas pracownik w ciągu 3 lat od dnia zakończenia stosunku pracy może wnioskować o wypłatę ekwiwalentu wraz z odsetkami.
Wniosek w tej sprawie powinien zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane pracodawcy,
- dane pracownika,
- żądanie wypłaty ekwiwalentu,
- kwotę odsetek,
- datę wygaśnięcia stosunku pracy,
- termin wypłaty ekwiwalentu,
- informację, że w razie niewywiązania się z obowiązku, sprawa trafi do sądu pracy,
- podpis pracownika.
Wniosek należy dostarczyć pracodawcy osobiście lub przesłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru.
Ekwiwalent za urlop a świadectwo pracy
Pracodawca umieszcza w świadectwie pracy liczbę przysługujących dni urlopowych, a także liczbę wykorzystanych dni. Nie wspomina jednak, czy pracownik skorzystał z urlopu, czy otrzymał ekwiwalent).
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277, 807, 1423),
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (t.j. Dz. U. z 1997 r. nr 2 poz. 14).
