Polecenie wyjazdu służbowego krajowego lub zagranicznego - druk polecenia i arkusz rozliczenia [PDF, DOC] wzór 2024
Autor: redakcja jakiwniosek.pl • 4 min. czytania
- Czym jest wyjazd służbowy?
- Czy pracownik może odmówić wyjazdu służbowego?
- Czym jest polecenie wyjazdu służbowego?
- Czy polecenie wyjazdu służbowego krajowego lub zagranicznego jest obowiązkowe?
- Kiedy wystawić polecenie wyjazdu służbowego?
- Jak napisać polecenie wyjazdu służbowego?
- Polecenie wyjazdu służbowego krajowego lub zagranicznego - wzór druku [PDF, DOC]
- Do kiedy należy rozliczyć podróż służbową?
- Jak rozliczyć delegację służbową?
- Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego - wzór [PDF, DOC]
- Podstawa prawna
Jeżeli pracownik ma wykonywać swoje obowiązki służbowe w innej miejscowości lub kraju niż siedziba firmy, powinien otrzymać od pracodawcy polecenie wyjazdu służbowego. Dokument stanowi dowód odbycia podróży służbowej. Jakie informacje powinno zawierać polecenie? Jaką formę powinno przybrać i czy jego wystawienie należy do obowiązków pracodawcy? Czy istnieje odgórny termin rozliczenia się za podróż służbową? Odpowiedzi znajdują się w poradniku.
Czym jest wyjazd służbowy?
Wedle zapisów Kodeksu Pracy, podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Czy pracownik może odmówić wyjazdu służbowego?
Pracownik może nie zgodzić się na wyjazd służbowy, jeżeli:
- jest w ciąży,
- wychowuje dziecko, które nie ukończyło 4 lat.
Pozostali pracownicy, jeżeli odmówią udziału w wyjeździe służbowym, muszą liczyć się z możliwością otrzymania nagany od pracodawcy, a także rozwiązaniem umowy w trybie dyscyplinarnym!
Czym jest polecenie wyjazdu służbowego?
To dokument, który powinien sporządzić pracodawca wysyłający pracownika na podróż służbową w kraju lub zagranicą. Polecenie wyjazdu służbowego stanowi dowód odbycia podróży, a na jego podstawie pracodawca dokonuje z pracownikiem rozliczenia np. kosztów dojazdu czy noclegu.
Czy polecenie wyjazdu służbowego krajowego lub zagranicznego jest obowiązkowe?
Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku wręczania pracownikowi pisemnego polecenia wyjazdu służbowego. Rekomenduje się jednak, aby sporządzać ten dokument, gdyż zawiera on kluczowe informacje dot. wyjazdu, co później pomaga w jego rozliczeniu.
Kiedy wystawić polecenie wyjazdu służbowego?
Pracodawca powinien wręczyć pracownikowi dokument co najmniej dzień przed planowaną podróżą służbową.
Jak napisać polecenie wyjazdu służbowego?
Dokument powinien zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane pracownika:
- imię i nazwisko,
- stanowisko,
- numer telefonu,
- cel wyjazdu,
- kraj do którego udaje się pracownik - jeżeli wyjeżdża zagranicę,
- miejscowość, do której uda się pracownik,
- termin wyjazdu,
- określenie środka transportu,
- wysokość zaliczki, jaką otrzymał pracownik na pokrycie części kosztów podróży - jeżeli pracownik ma otrzymać zaliczkę,
- termin rozliczenia kosztów podróży,
- podpis pracodawcy.
Do polecenia wyjazdu służbowego należy dołączyć zgodę pracownika, jeżeli w podróż ma się udać pracownica w ciąży bądź opiekun dziecka do lat 4.
Polecenie wyjazdu służbowego krajowego lub zagranicznego - wzór druku [PDF, DOC]
Do kiedy należy rozliczyć podróż służbową?
W ciągu 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej pracownik powinien przekazać pracodawcy wszystkie dokumenty potwierdzające wydatki poniesione w związku z wyjazdem służbowym. Do wydatków podlegających rozliczeniu zalicza się:
- nocleg,
- przejazdy,
- środki komunikacji miejskiej,
- inne udokumentowane wydatki np. wyżywienie - do uzgodnienia z pracodawcą.
Jak rozliczyć delegację służbową?
W wielu firmach stosuje się specjalne formularze do rozliczeń wyjazdów służbowych, które zawierają m.in. daty wyjazdu i powrotu, cel delegacji, oraz szczegółowe wydatki.
Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego - wzór [PDF, DOC]
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1465)
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz.U. 2022 poz. 2302).