Świadectwo pracy to dokument potwierdzający zatrudnienie w danym miejscu. Kiedy pracownik otrzymuje świadectwo pracy? Jakie informacje powinno zawierać? Jakie konsekwencje dla pracodawcy będzie miało niewystawienie świadectwa pracy w terminie? Odpowiedzi znajdują się w poradniku.
Czym jest świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to dokument wydawany pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przez pracodawcę. Zawiera on szczegółowe informacje na temat przebiegu zatrudnienia.
Jak udokumentować staż pracy bez świadectwa pracy?
Jeżeli pracownik nie posiada świadectwa pracy, może wykazać swój staż pracy na podstawie innych dokumentów, w tym:
- zaświadczenia od pracodawcy,
- legitymacji ubezpieczeniowej ze wpisami o zatrudnieniu.
- umowy o pracę,
- opinii o pracy,
- wpisów w starym (książeczkowym) dowodzie osobistym,
- legitymacji służbowej,
- legitymacji związków zawodowych,
- pisma od pracodawcy (np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, przyznaniu nagrody),
- kopii lub odpisów dokumentacji osobowej, lub płacowej.
Kiedy wydaje się świadectwo pracy?
Pracodawca wydaje świadectwo pracy po zakończeniu współpracy z pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę.
Kiedy pracodawca nie wyda świadectwa pracy?
Z obowiązku wystawienia świadectwa pracy pracodawcę zwalniają następujące przesłanki:
- będzie kontynuował współpracę z pracownikiem,
- najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy podpisze z pracownikiem kolejną umowę.
Do kiedy pracodawca musi wydać świadectwo pracy?
Pracodawca powinien wręczyć pracownikowi świadectwo pracy w dniu zakończenia stosunku pracy:
- ostatniego dnia wypowiedzenia - w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem,
- w dniu złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy - w przypadku rozwiązania umowy bez okresu wypowiedzenia,
- ostatniego dnia obowiązywania umowy - w przypadku rozwiązania umowy o pracę z upływem czasu, na który została zawarta,
- w dniu rozwiązania umowy - w przypadku rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron.
Jeżeli nie jest to możliwe, pracodawca musi w ciągu 7 dni przesłać dokument na adres pracownika bądź przekazać mu go w inny sposób, na przykład za pośrednictwem osoby upoważnionej.
Świadectwo pracy a umowa zlecenie
Osoba zatrudniona na umowie zlecenie po zakończeniu współpracy nie otrzyma świadectwa pracy. Może poprosić byłego pracodawcę o wydanie zaświadczenia o wykonywaniu zlecenia, jednak prawo nie zobowiązuje go do przygotowania takiego dokumentu.
Duplikat świadectwa pracy
Jeżeli pracownik zgubi lub zniszczy świadectwo pracy, może zawnioskować do byłego pracodawcy o wydanie kopii świadectwa pracy - wniosek może być zarówno pisemny, jak i ustny. Po jego otrzymaniu pracodawca ma 30 dni na wydanie kopii świadectwa pracy.
Gdzie zwrócić się po świadectwo pracy, jeśli firma nie istnieje?
W przypadku, gdy firma już nie istnieje (została zlikwidowana, ogłosiła upadłość lub została wykreślona z rejestru), uzyskanie świadectwa pracy może być utrudnione, jednak nadal pozostaje możliwe. W takiej sytuacji należy:
- ustalić w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), kto był likwidatorem lub syndykiem, ponieważ te osoby mogą przechowywać dokumentację pracowniczą,
- skontaktować się z archiwum przechowującym dokumentację zlikwidowanych firm – może to być archiwum państwowe, archiwum dokumentacji osobowej i płacowej lub prywatna firma archiwizująca,
- zwrócić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) o potwierdzenie okresów składkowych na podstawie zgłoszeń do ubezpieczenia. Na stronie internetowej www.zus.pl oraz w oddziałach ZUS dostępna jest baza zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy.
Przechowawca dokumentacji, któremu były pracodawca zlecił przechowywanie akt osobowych i płacowych, może pobrać opłatę za wydanie wymaganych dokumentów.
Czy pracownik musi złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy?
Jeżeli pracownik kończy stosunek pracy z pracodawcą, wówczas nie musi wnioskować o wydanie świadectwa pracy - zostanie mu ono wręczone z urzędu. Jeżeli będzie potrzebował świadectwa pracy podczas trwania stosunku pracy, wówczas musi złożyć wniosek o świadectwo pracy.
Jakie informacje zawiera świadectwo pracy?
W świadectwie pracy znajdują się następujące informacje:
- okres lub okresy zatrudnienia,
- wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
- rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje,
- tryb i podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
- wskazanie strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia — w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem,
- okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- zwolnienia od pracy, wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- liczba dni urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i dni urlopu wykorzystane w tym roku,
- liczba dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- liczba dni wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawa prawna jego udzielenia,
- liczba dni wykorzystanego urlopu ojcowskiego,
- liczba dni wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawa prawna jego udzielenia,
- liczba dni pracy zdalnej (okazjonalna praca zdalna), wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
- okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
- okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
- liczba dni wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innych uprawnień lub świadczeń, przewidzianych przepisami prawa pracy,
- okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
- zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym
- należności ze stosunku pracy uznane i niezaspokojone przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych,
- dane o wysokości i składnikach wynagrodzenia, uzyskanych kwalifikacjach i przywrócenia pracownika do pracy — na prośbę pracownika.
Jeżeli pracodawca popełni błąd w świadectwie pracy, pracownik ma prawo ubiegać się o sprostowanie świadectwa pracy.
Co grozi pracodawcy za niewystawienie świadectwa pracy?
Nawet jeden dzień zwłoki w wystawieniu świadectwa pracy może poskutkować nałożeniem przez Państwową Inspekcję Pracy grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 złotych. Dodatkowo pracownik może zwrócić się do sądu o zobowiązanie pracodawcy do wystawienia świadectwa pracy. Wydane w takiej sprawie orzeczenie sądu będzie zastępowało świadectwo pracy, gdyż będzie zawierało podstawowe informacje na temat zatrudnienia pracownika, jak wymiar czasu pracy, okres jej wykonywania, zajmowane stanowiska oraz okoliczności zakończenia stosunku pracy.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. 2026 poz. 25)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1016)
- Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. 2023 poz. 912)
