Dokonując zapłaty z góry, warto ubiegać się o dokument potwierdzający wpłatę. Czy wystawienie potwierdzenia wpłaty zaliczki jest obowiązkowe? Jakie informacje powinno zawierać potwierdzenie wpłacenia zaliczki i jak je napisać? Czy osoba przyjmująca zaliczkę może odmówić wystawienia potwierdzenia wpłaty? Odpowiedzi znajdują się w poradniku.
Czy wystawienie potwierdzenia przyjęcia zaliczki jest obowiązkowe?
Jeżeli stroną wpłacającą zaliczkę jest osoba fizyczna, otrzymujący zaliczkę ma obowiązek wystawić potwierdzenie tylko na wyraźne żądanie wpłacającego. W przypadku gdy zapłaty dokonuje podmiot gospodarczy, wówczas sprzedający musi wystawić tzw. fakturę zaliczkową do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wpłaty zaliczki.
Kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej?
Sprzedający może nie wystawiać odrębnej faktury zaliczkowej, jeżeli całość zapłaty i dostawa towaru lub wykonanie usługi nastąpią w tym samym miesiącu, a podatnik wystawi jedną fakturę końcową obejmującą całą transakcję.
Co w przypadku, gdy przedsiębiorca posiada kasę fiskalną?
Jeżeli przedsiębiorca jest zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, paragon fiskalny stanowi potwierdzenie wpłaty zaliczki, chyba że kupujący zażąda faktury.
Jak napisać potwierdzenie otrzymania zaliczki?
Dokument powinien zawierać:
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane wpłacającego i przyjmującego zaliczkę:
- imię i nazwisko,
- adres,
- wysokość zaliczki,
- datę jej przekazania,
- podstawę zapłaty zaliczki np. umowa,
- produkt/usługę, za którą płacona jest zaliczka,
- całkowitą cenę usługi,
- podpisy obu stron transakcji.
Potwierdzenie wpłaty zaliczki - wzór pisma [PDF, DOC]
![Potwierdzenie wpłaty zaliczki - wzór [PDF, DOC]](https://jakiwniosek.pl/application/files/4117/0790/6962/wzor-potwierdzemia-wplaty-zaliczki-jw.png)
Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa?
Faktura zaliczkowa wystawiana przedsiębiorcom musi zawierać:
- datę i miejsce wystawienia,
- numer faktury,
- dane wpłacającego i przyjmującego zaliczkę:
- imię i nazwisko,
- adres,
- numer identyfikacji podatkowej,
- datę otrzymania zaliczki - jeżeli różni się ona od daty wystawienia faktury,
- wysokość zaliczki,
- dane zamówionego towaru/usługi, całkowita cena i ilość,
- wyliczoną wartość podatku VAT,
-
informacje na temat wcześniej pobranych zaliczek – jeśli wystawiana faktura jest kolejną dotyczącą zaliczki płatnej w ramach jednego zamówienia.
Od 2026 r. obowiązkowo wdrażany jest Krajowy System e-Faktur (KSeF). Faktury zaliczkowe wystawiane przedsiębiorcom objętym obowiązkiem KSeF powinny być wystawiane jako faktury ustrukturyzowane zgodnie z ustawą o VAT.
Czy można odmówić wystawienia potwierdzenia odbioru zaliczki?
Jeżeli sprzedający mimo żądania kupującego nie chce mu wystawić potwierdzenia dokonania zapłaty zaliczki, wówczas ten ma prawo zrezygnować z wpłaty.
Czy zaliczka podlega zwrotowi?
Jeżeli którakolwiek ze stron rozwiąże umowę lub z innego powodu nie dojdzie do jej finalizacji, zaliczka podlega zwrotowi.
