Protokół inwentaryzacji kasy to dokument niezwykle ważny dla przedsiębiorców, dlatego istotne jest, aby został wykonany poprawnie. Kiedy należy sporządzić protokół inwentaryzacji kasy? Jakie elementy musi zawierać? Jak długo należy przechowywać ten dokument? Odpowiedzi znajdują się w poradniku.
Czym jest protokół inwentaryzacji kasy?
Protokół inwentaryzacji kasy to dokument, który stanowi potwierdzenie ręcznego przeliczenia środków pieniężnych. Dane z protokołu porównuje się następnie z zapisami księgowymi i - jeżeli to konieczne - dokonuje się wyjaśnienia i wyrównania ewentualnych różnic.
Kto musi sporządzić protokół inwentaryzacji kasy?
Obowiązek corocznej inwentaryzacji ciąży na każdym przedsiębiorcy.
Kiedy należy sporządzić protokół inwentaryzacji gotówki w kasie?
Protokół sporządza się zawsze przy okazji inwentaryzacji drogą spisu z natury, czyli pod koniec roku obrotowego.
Inwentaryzację przeprowadza się również w dniu zakończenia działalności przez jednostkę oraz w dniu poprzedzającym jej likwidację lub ogłoszenie upadłości.
Forma protokołu inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie
Protokół może zostać sporządzony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Jak napisać protokół inwentaryzacji kasy?
Dokument powinien zawierać:
- datę i miejscowość sporządzenia,
- numer ewidencyjny kasy,
- skład zespołu spisowego,
- kwotę gotówki z podziałem na poszczególne nominały,
- saldo kasowe,
- informacje o niedoborach/nadwyżkach w kasie w porównaniu z zapisami księgowymi,
- wyjaśnienia dot. powstania nadwyżek/niedoboru - jeżeli dotyczy,
- ostatni numer raportu kasowego,
- dane na temat zabezpieczenia kasy i pomieszczenia, w którym się znajduje,
- podpisy członków zespołu spisowego oraz kasjera.
Protokół inwentaryzacji kasy należy sporządzić w 2 egzemplarzach.
Protokół inwentaryzacji kasy - wzór [PDF, DOC]
Jak długo należy przechowywać protokoły z inwentaryzacji kasy?
Wszystkie dokumenty inwentaryzacyjne powinno się przechowywać co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dokumenty dotyczą.
