Jeżeli wystawiona faktura zawiera błędy, wówczas należy sporządzić notę lub fakturę korygującą. Kiedy wystawienie noty korygującej jest wymagane i jak ją przygotować? W jakich sytuacjach należy wystawić fakturę korygującą? Odpowiedzi znajdują się w poradniku.
Czym jest nota korygująca?
To dokument umożliwiający poprawienie błędnych danych znajdujących się na fakturze. Za pomocą noty korygującej można poprawić dane mniejszej wagi, tzw. informacje formalne, które nie wpływają na prawo przedsiębiorcy do odliczenia VAT.
Jakie dane można poprawić notą korygującą?
Notę korygującą należy wystawić w przypadku wystąpienia mniejszych błędów, m.in.:
- błędne dane sprzedającego/kupującego,
- błędny adres,
- błędny NIP,
- błędna data transakcji bądź odbioru towaru,
- błędne oznaczenie towaru.
Za pomocą jednego dokumentu można skorygować jeden bądź wszystkie błędy znajdujące się na fakturze.
Nota korygująca a faktura korygująca – najważniejsze różnice i zastosowanie
Nota korygująca jest wystawiana przez nabywcę w celu poprawienia drobnych błędów formalnych na fakturze, takich jak błędne dane adresowe czy nazwa firmy, które nie wpływają na rozliczenia podatkowe. Z kolei faktura korygująca jest wystawiana przez sprzedawcę, aby skorygować istotne błędy dotyczące transakcji, takie jak zmiana ceny, stawki VAT, ilości towarów czy zwrot towaru, co wpływa na rozliczenia podatkowe.
Faktura korygująca umożliwia poprawę błędów merytorycznych mających wpływ na treść transakcji, takich jak:
- nieprawidłowa cena, stawka VAT lub kwota podatku,
- ilość sprzedanych towarów lub zakres świadczonych usług,
- rabaty, upusty, zmiany w zapłacie lub zwrot towarów.
Fakturę korygującą powinno się wystawić bezzwłocznie po stwierdzeniu błędu na oryginalnej fakturze, bądź w przypadku zwrotu towaru lub zapłaty. Podatnik ma prawo do wystawienia faktury korygującej jedynie dla tych faktur, które jest zobowiązany przechowywać, a więc takich, wobec których nie upłynął jeszcze termin przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Kto wystawia notę korygującą do faktury?
Dokument wystawia nabywca towaru, który następnie przekazuje sprzedawcy.
Kiedy wystawia się notę korygującą?
Nabywca może sporządzić ją w dowolnym momencie, nie obowiązują żadne ograniczenia czasowe.
Jak napisać notę korygującą?
Nota korygująca powinna zawierać następujące elementy:
- numer porządkowy noty, miejscowość i data jej wystawienia,
- tytuł: Nota korygująca,
- dane wystawiającego i otrzymującego notę:
- imię i nazwisko/nazwa
- adres (zamieszkania, siedziby),
- numer NIP,
- dane z korygowanej faktury,
- wskazanie, które dane są błędne i podanie prawidłowych informacji,
- podpis osoby wystawiającej dokument.
Notę korygującą sporządza się w dwóch egzemplarzach i oba przesyła się do podpisu sprzedawcy.
Wzór noty korygującej [PDF, DOC]
Akceptacja noty korygującej
Wedle przepisów, nota korygująca wymaga akceptacji ze strony sprzedającego. Adresat dokumentów powinien podpisać oba otrzymane egzemplarze noty korygującej i jeden z nich przekazać z powrotem nabywcy towaru bądź usługi.
Nota korygująca online
Na rynku istnieje wiele programów do fakturowania, które umożliwiają wystawianie not i faktur korygujących online. Pozwalają one szybko i łatwo poprawić błędne dane, a następnie przesłać dokument sprzedającemu.
