Kupując kasę fiskalną, przedsiębiorca może odzyskać część pieniędzy, korzystając z ulgi. Kto jest do tego uprawniony? Ile maksymalnie może wynieść zwrot kosztów za zakup kasy fiskalnej? Gdzie i jak złożyć wniosek o zwrot za kasę fiskalną w Warszawie? Odpowiedzi znajdują się w poniższym poradniku.
Kto może uzyskać zwrot za kasę fiskalną?
Z ulgi może skorzystać czynny i bierny podatnik VAT, który kupił kasę fiskalną on-line i:
- firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej, a przedsiębiorca rozpoczął prowadzenie ewidencji na kasie on-line,
- firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i przedsiębiorca dotąd w ogóle nie używał kasy fiskalnej, lecz podjął decyzje, że będzie prowadził ewidencję na kasie.
Czynny podatnik VAT to przedsiębiorca rozliczający podatek VAT. Natomiast bierny podatnik VAT to przedsiębiorca zwolniony z obowiązku rozliczania VAT bądź wykonujący wyłącznie czynności niepodlegające opodatkowaniu i ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej.
Ile wynosi ulga za zakup kasy fiskalnej?
Przedsiębiorca może otrzymać zwrot za kasę fiskalną do 90% jej ceny netto, jednak nie więcej niż 700 zł. Ulga przysługuje wyłącznie w przypadku zakupu kasy on-line.
Kiedy można uzyskać zwrot za kasę fiskalną?
Prawo do ulgi jest ograniczone w czasie i przedawnia się z upływem okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jak uzyskać zwrot kosztów za zakup kasy fiskalnej?
Sposób skorzystania z ulgi zależy od tego, czy przedsiębiorca jest czynnym, czy biernym podatnikiem VAT.
Zwrot za kasę fiskalną dla czynnego podatnika VAT
Czynni podatnicy VAT mogą ubiegać się o zwrot za kasę fiskalną poprzez dokonanie rozliczenia za pomocą deklaracji:
- JPK_V7M - jeżeli rozliczają się miesięcznie,
- JPK_V7K - jeżeli rozliczają się kwartalnie.
Dokumenty w formacie XSD można pobrać ze strony podatki.gov.pl
To, jaka kwota może zostać rozliczona w ramach deklaracji zależy od tego czy cena kasy, którą przedsiębiorca wykaże w rozliczeniu, jest:
- niższa lub równa kwocie podatku, który musi wpłacić za dany okres rozliczeniowy – w tej sytuacji można rozliczyć ulgę w jednej deklaracji, pomniejszając kwotę podatku o przysługującą kwotę zwrotu za zakup kasy,
- wyższa od kwoty podatku – wówczas może pomniejszyć kwotę podatku o przysługującą ulgę. Pozostałą część kwoty przedsiębiorca może otrzymać na rachunek bankowy bądź rozliczyć w kolejnej deklaracji VAT.
Zwrot za kasę fiskalną dla biernego podatnika VAT
Bierny podatnik VAT, który chce skorzystać z ulgi, musi złożyć wniosek o zwrot kosztów za zakup kasy do naczelnika urzędu skarbowego, który zarejestrował kasę.
Do wniosku należy dołączyć:
- fakturę za zakup kasy fiskalnej oraz dowód zapłaty całej należności za kasę,
- dane podmiotu prowadzącego serwis kas, który dokonał fiskalizacji kasy:
- imię i nazwisko albo nazwę,
- adres,
- kopię raportu fiskalnego miesięcznego, wystawionego na kasie.
Jeżeli przedsiębiorca jest taksówkarzem, we wniosku musi umieścić:
- numer licencji taksówkarskiej,
- numer rejestracyjny i boczny taksówki, w której jest zarejestrowana kasa fiskalna,
- kopię świadectwa ponownej legalizacji taksometru współpracującego z kasą.
Działalność nierejestrowana a zwrot za kasę fiskalną
Dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną nie istnieją szczególne wytyczne odnośnie zwrotu kasy fiskalnej, co oznacza, że jest możliwość ubiegania się o zwrot. Jednakże, zanim rozpocznie się prowadzenie takiej działalności, konieczne jest uzyskanie numeru NIP, który powinien być umieszczony na dokumencie.
Gdzie złożyć wniosek o uzyskanie zwrotu za kasę fiskalną?
Wniosek można złożyć osobiście lub listownie:
- w urzędzie skarbowym:
- właściwym dla miejsca zamieszkania - dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
- właściwym dla siedziby podmiotu - dla przedsiębiorców prowadzących firmę jako osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej,
- właściwym dla stałego miejsca prowadzenia działalności - dla przedsiębiorców prowadzących na stałe działalność w Polsce, lecz nieposiadających w kraju siedziby.
- Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście - dla przedsiębiorców, którzy nie mają ani siedziby, ani stałego miejsca wykonywania działalności w Polsce,
- wyspecjalizowanym, o zasięgu wojewódzkim - dla przedsiębiorców osiągających przychód netto w wysokości minimum 3 mln euro,
- I Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie - dla przedsiębiorców osiągających przychód netto powyżej 50 mln euro.
Ile kosztuje uzyskanie zwrotu za kasę fiskalną?
Złożenie dokumentów w celu uzyskania ulgi jest bezpłatne. Opłatę wynoszącą 17 złotych poniesie wyłącznie przedsiębiorca, który zdecyduje się załatwić sprawę przez pełnomocnika, niebędącego członkiem najbliższej rodziny.
Ile czeka się na rozpatrzenie wniosku o zwrot za kasę fiskalną?
Przedsiębiorcy, którzy złożyli wniosek o zwrot kosztów, otrzymają go w ciągu 25 dni od dostarczenia dokumentów. Pieniądze trafią na rachunek bankowy wskazany we wniosku.
Zwrot uzyskanej ulgi za zakup kasy fiskalnej
Przedsiębiorca będzie musiał zwrócić pieniądze uzyskane w ramach ulgi, jeżeli:
- w ciągu 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania przestanie używać kasy (np. zamknie firmę, ogłosi jej upadłość);
- trwale i bez zgody naczelnika urzędu skarbowego nie zapewni połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą fiskalną a Centralnym Repozytorium Kas;
- nie zgłosi kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego, ważnego przez 2 lata od ostatniego badania technicznego.
Podstawa prawna
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 820),
- Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1625),
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775, 894, 896, 1203, 1541, 1811),
- Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 28 grudnia 2020 r. w sprawie niektórych podatników i płatników, w odniesieniu do których zadania są wykonywane przez naczelnika urzędu skarbowego innego niż właściwy miejscowo (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2456).
