Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), jest niezbędny dla każdego przedsiębiorcy, który prowadzi działalność gospodarczą i rozlicza podatki. NIP zaczął obowiązywać w Polsce w 1995 roku. Do 2011 roku musiał posiadać go każdy podatnik - obecnie jest on nadawany niemal wyłącznie przedsiębiorcom. Czym dokładnie jest numer NIP? Kto powinien go posiadać oraz jak go uzyskać? Odpowiedzi znajdują się w poniższym poradniku.
Czym jest Numer Identyfikacji Podatkowej?
Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) to 10-cyfrowy kod służący przede wszystkim do identyfikacji podatników przez Urząd Skarbowy. Nadawany jest przez Naczelnika Urzędu Skarbowego z urzędu (podczas rejestrowania działalności gospodarczej) lub na wniosek podatnika. Każdy NIP jest unikatowy i nie ma możliwości, aby dwóch przedsiębiorców posiadało identyczny Numer Identyfikacji Podatkowej.
Podatnik musi okazywać NIP na żądanie:
-
organów administracji rządowej i samorządowej,
-
organów kontroli skarbowej,
-
przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli,
-
banków,
-
płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności.
Z czego składa się numer NIP?
Numer NIP składa się z 10 cyfr - pierwsze 3 z nich tworzą tzw. prefiks i oznaczają kod urzędu skarbowego, który nadał numer. Kolejne 6 cyfr jest generowane losowo. Ostatnia, 10 cyfra sprawuje funkcję kontrolną i jest obliczana według poniższego algorytmu:
Krok 1: Należy pomnożyć każdą kolejną cyfrę przez następujące wagi: 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7
Krok 2: Następnie sumuje się wynik mnożenia
Krok 3: Na końcu należy obliczyć resztę z dzielenia otrzymanej liczby przez 11.
Przykład:
Pierwsze 9 cyfr numeru NIP: 123456321
Mnożenie przez wagi: 1x6=6, 2x5=10, 3x7=21, 4x2=8, 5x3=15, 6x4=24, 5x3=15, 2x6=12, 1x7=7
Suma: 6+10+21+8+15+24+15+12+7=118
Dzielenie przez 11: 118:11=10,72….
Reszta z dzielenia: 10x11=110 → 118-100=8
Numer NIP w całości: 1234563218
Jak uzyskać Numer Identyfikacji Podatkowej i kto może go posiadać?
Jak dostać NIP? Do 2011 roku numer nadawany był wszystkim podatnikom. Teraz większość z nich może legitymować się w urzędzie skarbowym numerem PESEL, jednak nadal istnieje grupa podmiotów, która musi posiadać NIP. Są to:
-
osoby fizyczne:
-
osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które są podatnikami na podstawie innych ustaw.
Numer NIP można uzyskać na 3 sposoby:
-
Poprzez zgłoszenie działalności gospodarczej w CEIDG - przedsiębiorca zaznacza we wniosku o wpisanie do CEIDG (CEIDG-1), że chce mieć nadany numer NIP,
-
Poprzez wpis działalności do KRS - NIP zostanie nadany automatycznie,
-
Poprzez złożenie odpowiedniego formularza w urzędzie skarbowym lub przez Internet:
-
dla osób fizycznych - formularz NIP-7,
-
dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej - formularz NIP-2.
-
Jak uzyskać numer NIP przez Internet?
Aby zdobyć numer NIP bez konieczności wychodzenia z domu, można skorzystać z jednej z trzech dostępnych opcji:
- złożyć elektroniczny wniosek o wpis do CEIDG przez biznes.gov.pl - podobnie jak w przypadku tradycyjnego wniosku, istnieje możliwość wnioskowania o jednoczesne wyrobienie numeru PESEL,
- złożyć elektroniczny wniosek o wpis do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych - podczas dokonywania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, NIP nadawany jest automatycznie,
- złożyć elektroniczny wniosek o nadanie NIP przez Portal Podatkowy - NIP-7 lub NIP-2.
Kiedy należy starać się o nadanie NIP?
Termin złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego do urzędu skarbowego jest zależny od powodu, dla którego musi zostać nadany numer NIP. Terminy prezentują się następująco:
-
dla podatników VAT lub podatku akcyzowego - przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu jednym z tych podatków,
-
dla pozostałych podatników lub płatników podatków - nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji lub oświadczenia albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek,
-
dla płatników składek ZUS niepodlegających obowiązkowi ewidencyjnemu jako podatnicy lub płatnicy podatków - nie później niż w terminach przewidzianych w przepisach dotyczących terminów zgłaszania do ubezpieczeń społecznych lub ubezpieczenia zdrowotnego.
Co powinno zawierać zgłoszenie identyfikacyjne?
Zgłoszenia identyfikacyjnego dokonuje się jednokrotnie, bez względu na rodzaj oraz liczbę opłacanych przez podatnika podatków, formę opodatkowania, liczbę oraz rodzaje prowadzonej działalności gospodarczej, oraz liczbę prowadzonych przedsiębiorstw. NIP jest niezmienny, gdy zmianie ulegnie np. nazwa firmy, należy zaktualizować dane.
Zgłoszenie identyfikacyjne dla osób fizycznych powinno zawierać:
-
imię (imiona),
-
imiona rodziców,
-
datę i miejsce urodzenia,
-
płeć,
-
nazwisko rodowe,
-
obywatelstwo lub obywatelstwa,
-
adres miejsca zamieszkania,
-
rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL, jeżeli został nadany.
Kiedy numer NIP nie może zostać nadany?
Naczelnik Urzędu Skarbowego nie będzie mógł nadać numeru NIP, jeżeli:
-
nie ma możliwości weryfikacji tożsamości podmiotu lub jego istnienia,
-
podmiot nie spełnia wymogów nadania numeru NIP,
-
wniosek został złożony przez osobę, która nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej lub nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT,
-
kiedy podmiot posiada już numer NIP.
Ile kosztuje nadanie numeru NIP?
Uzyskanie numeru NIP jest bezpłatne. Opłatę uiszcza się jedynie za zaświadczenie o nadaniu NIP, które jest potrzebne przedsiębiorcy, kiedy np. stara się o kredyt na rozwój firmy. Należy zapłacić wtedy opłatę skarbową w wysokości 21 zł. Takie zaświadczenie właściciel firmy uzyska w ciągu 7 dni. Dodatkowo, jeżeli przedsiębiorca działa przez pełnomocnika, musi zapłacić 17 zł za pełnomocnictwo szczególne.
Ile czeka się na nadanie numeru NIP?
Nadanie numeru NIP nastąpi nie później niż w terminie 3 dni od dnia wpłynięcia poprawnie wypełnionego wniosku.
NIP europejski
Jeśli polski przedsiębiorca planuje dokonywać transakcji nie tylko w kraju, ale także w całej Unii Europejskiej, musi posiadać numer NIP-UE. W Polsce, aby złożyć wniosek o uzyskanie numeru NIP-UE, należy udać się do właściwego urzędu skarbowego, który odpowiada za rejestrację podatnika VAT. Konieczne jest wypełnienie formularza VAT-R dostępnego na stronie Ministerstwa Finansów.
Numer NIP-UE jest podobny do krajowego numeru NIP - różni się tylko tym, że poprzedzają go litery "PL". Nadal składa się z dziesięciu cyfr i przyjmuje następujący format: PLXXXXXXXXXX.
Jaki jest mój NIP? Jak sprawdzić numer NIP?
Sprawdzenie numeru NIP nie jest niczym trudnym - własny Numer Identyfikacji Podatkowej można sprawdzić składając odpowiedni wniosek w urzędzie skarbowym lub - dużo szybciej - przez Internet, korzystając z portalu podatki.gov.pl lub strony CEIDG.
Jak sprawdzić poprawność NIP?
W razie wątpliwości, czy numer NIP jest poprawny, można to szybko sprawdzić. Umożliwia to narzędzie dostępne na stronie internetowej KRS. Wystarczy wpisać numer NIP, a system oceni, czy jest on poprawny.
Sprawdzanie numeru NIP firmy
Aby sprawdzić numer NIP firmy, wystarczy wejść na stronę Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i wpisać numer REGON, jej nazwę bądź adres siedziby. Numer NIP można sprawdzić także z pomocą wyszukiwarki dostępnej na stronie KRS. Jeżeli chcemy sprawdzić numer NIP europejskiego kontrahenta, możemy skorzystać z unijnego systemu VIES.
Numer NIP a REGON
Numer NIP często mylony jest z innym, tym razem 9 lub 14-cyfrowym kodem - REGONem. Jest to skrót od Rejestru Gospodarki Narodowej, prowadzonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Rejestr posiada dane na temat m.in. liczby pracowników w danej firmie oraz jej formy prawnej. NIP służy wyłącznie do identyfikacji podatkowej.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 614, 1234, 1723).
- Rozporządzenie Rady (UE) nr 904/2010 z dnia 7 października 2010 r. w sprawie administracyjnej współpracy i zwalczania oszustw podatkowych w zakresie podatku od wartości dodanej.