Wyjazd służbowy czy urlop? Jak rozliczyć „bleisure” (łączenie pracy z wakacjami) w kosztach firmy

Czy taki wyjazd można rozliczyć w kosztach działalności? Tak, ale tylko pod pewnymi warunkami. Fiskus nie kwestionuje samego łączenia pracy z wypoczynkiem – problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca próbuje zaliczyć do kosztów wydatki o charakterze prywatnym.

Czym jest bleisure?

Termin bleisure powstał z połączenia angielskich słów business i leisure. Oznacza wyjazd, podczas którego część czasu przeznaczona jest na realizację obowiązków służbowych, a część na odpoczynek.

W polskich przepisach nie znajdziemy definicji bleisure. Dlatego przy rozliczeniu stosuje się ogólne zasady dotyczące kosztów uzyskania przychodów.

Najważniejsza zasada brzmi:

Do kosztów podatkowych można zaliczyć wyłącznie wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Jeżeli wydatek ma charakter osobisty lub rekreacyjny, nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Kiedy wyjazd można zaliczyć do kosztów firmy?

Kluczowe znaczenie ma cel podróży.

Jeżeli głównym powodem wyjazdu są obowiązki służbowe, przedsiębiorca może rozliczyć wydatki związane z działalnością gospodarczą.

Przykładowo mogą to być:

• spotkania z kontrahentami,

• negocjacje handlowe,

• udział w targach branżowych,

• konferencje,

• szkolenia,

• wizyty u klientów,

• realizacja usług poza siedzibą firmy.

Warto zadbać o odpowiednią dokumentację, np.:

• harmonogram spotkań,

• korespondencję e-mail,

• zaproszenie na konferencję,

• bilety wstępu,

• umowy,

• notatki ze spotkań.

Im lepiej udokumentowany cel biznesowy, tym mniejsze ryzyko zakwestionowania kosztów przez urząd skarbowy.

Które wydatki można rozliczyć?

Jeżeli wyjazd rzeczywiście ma charakter służbowy, do kosztów można zaliczyć między innymi:

• przejazd (samolot, pociąg, samochód),

• noclegi przypadające na część służbową wyjazdu,

• opłaty parkingowe,

• autostrady,

• komunikację lokalną,

• opłaty konferencyjne,

• diety i inne należności – zgodnie z obowiązującymi przepisami (w zależności od formy prowadzenia działalności i rodzaju wyjazdu).

Każdy wydatek powinien być odpowiednio udokumentowany fakturą lub innym dowodem księgowym.

Czego nie można zaliczyć do kosztów?

Najwięcej problemów pojawia się przy wydatkach dotyczących części prywatnej wyjazdu.

Do kosztów działalności nie powinny trafiać m.in.:

• dodatkowe noclegi związane wyłącznie z urlopem,

• wyżywienie podczas prywatnego wypoczynku,

• bilety do atrakcji turystycznych,

• wydatki na plażowanie, zwiedzanie czy rekreację,

• koszty pobytu członków rodziny,

• prywatne przejazdy niezwiązane z działalnością.

Takie wydatki mają charakter osobisty i nie pozostają w związku z osiąganiem przychodów.

Bleisure w praktyce – przykład

Przedsiębiorca jedzie do Krakowa na dwudniową konferencję branżową od środy do piątku. Po jej zakończeniu zostaje z rodziną do niedzieli.

W takiej sytuacji:

Do kosztów firmy można zaliczyć:

• opłatę za konferencję,

• przejazd związany z udziałem w wydarzeniu,

• noclegi od środy do piątku,

• wydatki poniesione podczas części służbowej.

Nie będą kosztem:

• hotel z piątku na niedzielę,

• wydatki rodziny,

• bilety do atrakcji turystycznych,

• restauracje i wydatki poniesione podczas prywatnego wypoczynku.

A co z biletem lotniczym?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań.

Jeżeli lot był konieczny do odbycia podróży służbowej, a przedłużenie pobytu o kilka dni nie wpłynęło na cenę biletu ani nie miało charakteru wyłącznie prywatnego, jego zaliczenie do kosztów jest zwykle łatwiejsze do uzasadnienia.

Jeżeli jednak termin podróży został zmieniony wyłącznie po to, aby spędzić urlop, a koszt biletu wzrósł z tego powodu, organ podatkowy może zakwestionować część wydatku przypadającą na cele prywatne.

Jak ograniczyć ryzyko podczas kontroli?

Przy wyjazdach typu bleisure warto stosować kilka prostych zasad:

• wyraźnie oddziel część służbową od prywatnej,

• zbieraj dokumenty potwierdzające cel biznesowy,

• przechowuj faktury wystawione na firmę,

• nie ujmuj w kosztach wydatków dotyczących wypoczynku,

• w razie wątpliwości sporządź krótką dokumentację opisującą cel wyjazdu.

Takie podejście znacznie ułatwia obronę rozliczenia podczas ewentualnej kontroli.

Podsumowanie

Łączenie podróży służbowej z urlopem nie jest zabronione. Nie oznacza jednak, że cały wyjazd automatycznie staje się kosztem uzyskania przychodu.

Najważniejsze jest rozdzielenie wydatków firmowych od prywatnych oraz wykazanie związku kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą. Im lepiej udokumentowany będzie służbowy charakter wyjazdu, tym bezpieczniejsze będzie jego rozliczenie.

Jeżeli planujesz wyjazd służbowy połączony z wakacjami i nie masz pewności, które wydatki można zaliczyć do kosztów firmy, skontaktuj się z naszym Biurem Rachunkowym Global. Działamy we Wrocławiu lub w pełni online. Pomożemy prawidłowo rozliczyć podróż i ograniczyć ryzyko podatkowe.

Źródła

• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 22 ust. 1 oraz art. 23 (zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów).

• Kodeks pracy – art. 77⁵ dotyczący podróży służbowej pracownika.

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności z tytułu podróży służbowej (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

• Aktualna praktyka interpretacyjna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotycząca rozliczania kosztów podróży i wydatków związanych z działalnością gospodarczą.

---