KSeF obowiązkowy dla dużych firm. Jak zacząć z niego korzystać?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to system stworzony przez Ministerstwo Finansów, umożliwiający przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie elektronicznych faktur. Celem jego stworzenia jest uproszczenie rozliczeń i przyspieszenie obrotu dokumentów dzięki możliwości przechowywania i szybkiego przeglądania faktur zgromadzonych w KSeF. Faktura przesłana przez system jest od razu widoczna dla Urzędu Skarbowego.

KSeF obowiązkowe dla większości firm

Już od kilku miesięcy Ministerstwo Finansów przypominało przedsiębiorcom o tym, że niebawem Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie. Urzędy Skarbowe organizowały dla przedsiębiorców szkolenia z obsługi systemu, aby było im nieco łatwiej zacząć go stosować w momencie, gdy stanie się on obowiązkowy.

Niektóre firmy już teraz musiały zacząć korzystać z KSeF- system stał się obowiązkowy 1 lutego dla firm, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł. Małe i średnie firmy muszą już odbierać faktury zakupowe z KSeF. 1 kwietnia system obejmie wszystkich pozostałych podatników - zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT, jednak z wyłączeniem tych najmniejszych. Finalnie KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców 1 stycznia 2027 roku – wówczas do systemu dołączą najmniejsze podmioty o miesięcznej sprzedaży do 10 tys. zł, określane jako „wykluczeni cyfrowo”.

KSeF – jak zacząć?

Aby zacząć korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, należy się do niego zalogować. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy posiadanie profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. W przypadku np. spółek konieczne jest wyznaczenie konkretnej osoby, która jako pierwsza otrzyma dostęp i złożenie w tym celu formularza ZAW-FA we właściwym urzędzie skarbowym. Kolejnym krokiem jest wygenerowanie certyfikatu KSeF, który można utworzyć w Aplikacji Ministerstwa Finansów. Ostatnim krokiem jest połączenie KSeF z dotychczas używanym oprogramowaniem do faktur – wówczas wystawiane faktury będą trafiały do KSeF automatycznie. 

Powiązana sprawa