Od 28 października 2022 r. w przypadku obywateli Rosji nie ma możliwości złożenia oświadczenia o powierzeniu wykonania pracy w celu jego zatrudnienia. W celu zalegalizowania pracy obywatela Rosji należy wnioskować o wydanie zezwolenia na pracę.
Jeżeli pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca w swojej firmie, musi pamiętać o dopełnieniu kilku formalności. Jakie wymogi muszą być spełnione, aby obywatel innego kraju mógł pracować legalnie w Polsce? Gdzie pracodawca musi zgłosić zagranicznego pracownika? Odpowiedzi na pytania znajdują się w poniższym poradniku.
Zezwolenie na pracę
Zezwolenie na pracę pozwala legalnie zatrudnić cudzoziemca w Polsce. O jego wydanie występuje pracodawca, a nie pracownik. Dokument określa m.in. pracodawcę, stanowisko, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy i wysokość wynagrodzenia.
W zależności od sytuacji zezwolenie może dotyczyć:
- pracy wykonywanej dla polskiego pracodawcy – dawniej zezwolenie typu A,
- pełnienia funkcji w zarządzie spółki, reprezentowania spółki lub wykonywania obowiązków prokurenta – dawniej zezwolenie typu B,
- delegowania pracownika do Polski przez zagranicznego pracodawcę – dawniej zezwolenia typu C, D lub E,
- wykonywania pracy sezonowej.
Samo zezwolenie na pracę nie legalizuje pobytu cudzoziemca. Przed rozpoczęciem zatrudnienia należy sprawdzić, czy pracownik przebywa w Polsce legalnie i czy jego dokument pobytowy pozwala mu wykonywać pracę.
Cudzoziemiec spoza Unii Europejskiej, który chce wykonywać w Polsce pracę wymagającą wysokich kwalifikacji zawodowych, może ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy w ramach Blue Card Poland – Niebieskiej karty EU.
Kto musi posiadać zezwolenie na pracę?
Zezwolenie jest najczęściej potrzebne przy zatrudnianiu cudzoziemca, który:
- jest obywatelem państwa nienależącego do Unii Europejskiej lub do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, lub państwa innego niż Szwajcaria, oraz
- nie jest ustawowo zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.
Kiedy zezwolenie nie jest wymagane?
W niektórych przypadkach uzyskanie zezwolenia nie jest konieczne. Jest tak, gdy cudzoziemiec:
- jest obywatelem państwa Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii,
- ma status uchodźcy,
- korzysta z ochrony uzupełniającej,
- posiada zezwolenie na pobyt stały → sprawdź, jak starać się o zezwolenie na pobyt staływ Wieluniu,
- posiada zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej → dowiedz się, jak ubiegać się o zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE w Wieluniu,
- posiada zgodę na pobyt ze względów humanitarnych,
- posiada zgodę na pobyt tolerowany,
- korzysta w Polsce z ochrony czasowej,
- posiada ważną Kartę Polaka,
- korzysta w Polsce z ochrony czasowej,
- jest absolwentem polskiej szkoły ponadpodstawowej i ma dokumenty potwierdzające uzyskane w Polsce kwalifikacje zawodowe,
- ukończył studia w Polsce,
- jest doktorantem szkoły doktorskiej prowadzonej przez podmiot mający siedzibę w Polsce,
- posiada ważne zaświadczenie wydane w związku z trwającym postępowaniem o udzielenie ochrony międzynarodowej,
- korzysta z krótkoterminowej mobilności w ramach przeniesienia wewnątrz przedsiębiorstwa, posiada dokument pobytowy z adnotacją „ICT” wydany przez inne państwo członkowskie UE i wykonuje w Polsce pracę jako członek kadry kierowniczej, specjalista lub stażysta przez okres nieprzekraczający 90 dni w ciągu 180 dni.
Na jaki okres przyznawane jest zezwolenie na pracę?
Zezwolenie na pracę dla cudzoziemca zatrudnianego przez polski podmiot może zostać wydane na okres do 3 lat.
W niektórych przypadkach okres ten jest krótszy. Zezwolenie może zostać wydane maksymalnie na rok, np. gdy:
- firma prowadzi działalność krócej niż rok,
- cudzoziemiec ma pracować nie więcej niż na pół etatu lub do 20 godzin tygodniowo.
Okres zezwolenia zależy również od rodzaju pracy, umowy i sytuacji pracodawcy.
Uproszczona procedura
Pracodawca zatrudniający obywatela Armenii, Białorusi, Mołdawii lub Ukrainy może skorzystać z uproszczonej procedury oświadczeniowej. Wystarczy, że pracodawca złoży oświadczenie wraz z wymaganymi dokumentami do Powiatowego Urzędu Pracy w Wieluniu.
Procedura oświadczeniowa nie dotyczy pracy sezonowej. Na jej podstawie można powierzyć cudzoziemcowi pracę na okres nieprzekraczający 24 miesięcy.
Kiedy pracodawca może skorzystać z procedury oświadczeniowej?
To rozwiązanie jest możliwe wyłącznie, gdy spełnione są wszystkie poniższe warunki:
- cudzoziemiec, którego pracodawca chce zatrudnić, jest obywatelem Ukrainy albo Armenii, Białorusi, Mołdawii,
- okres wykonywania pracy określony w złożonym oświadczeniu jest nie dłuższy niż 24 miesiące,
- dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu nastąpi nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia,
- wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku,
- prace, które będzie wykonywał cudzoziemiec, nie są pracami sezonowymi, na które trzeba uzyskać zezwolenie.
Warto wiedzieć:
Kiedy złożyć oświadczenie?
Pracodawca ma obowiązek złożyć oświadczenie przed podjęciem pracy przez cudzoziemca. Złożenie oświadczenia po faktycznym rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca stanowi naruszenie przepisów i może skutkować sankcjami zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika.
Jakie dokumenty należy złożyć?
Pracodawca musi przygotować następujące dokumenty:
- oświadczenie o powierzeniu wykonywanej pracy cudzoziemcowi → agencje pracy tymczasowej składają oświadczenie na specjalnym formularzu,
- dokumenty potwierdzające tożsamość pracodawcy:
- kopię dowodu osobistego lub kopię wypełnionych stron z danymi z dokumentu podróży – dotyczy osób fizycznych → dowiedz się, jak wyrobić dowód osobisty w Wieluniu,
- odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), lub innego właściwego rejestru, zawierający aktualne dane na dzień składania wniosku – dotyczy osób prawnych,
- kopię zaświadczenia o podleganiu ubezpieczeniu w KRUS, albo kopię zaświadczenia z urzędu gminy o powierzchni fizycznej i przeliczeniowej gospodarstwa rolnego lub inny dokument potwierdzający posiadanie gospodarstwa rolnego - jeśli przedsiębiorca prowadzi gospodarstwo rolne,
- kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek → sprawdź, jak wyrobić tymczasowy dokument podróży dla cudzoziemca w Wieluniu,
- oświadczenie o niekaralności dotyczące braku kary i braku skazania za:
- brak powiadomienia powiatowego urzędu pracy w Wieluniu o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ustalonym terminie,
- nielegalne zatrudnianie cudzoziemca lub nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi,
- przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową,
- przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów w związku z postępowaniem o wydanie zezwolenia na pracę lub jest podmiotem zarządzanym lub kontrolowanym przez taką osobę,
- handel ludźmi,
- dowód wniesienia opłaty za złożenie oświadczenia,
- pełnomocnictwo – jeżeli z niego korzystano,
- potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa – jeżeli z niego korzystano.
Jeżeli pracodawca składa wniosek przez Internet, wszystkie wymienione dokumenty musi dołączyć do wniosku w formie skanów.
Ile to kosztuje?
Przy procedurze złożenia wniosku konieczne jest uiszczenie opłaty w wysokości:
- 400 zł – opłata związana ze złożeniem oświadczenia,
- 17 zł – opłata za pełnomocnictwo – jeżeli z niego korzystano.
Opłatę za wydanie oświadczenia należy uiścić w powiatowym urzędzie pracy, a za pełnomocnictwo – w urzędzie w Wieluniu.
Ile czeka się na odpowiedź urzędu?
PUP Wieluń rozpatrzy złożone oświadczenie w terminie:
- 7 dni roboczych, od dnia złożenia kompletnego oświadczenia – w przypadku spraw niewymagających postępowania wyjaśniającego,
- 30 dni od dnia złożenia oświadczenia – w przypadku spraw wymagających przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego.
Powyższe terminy mogą ulec wydłużeniu, jeżeli postępowanie będzie zawieszone lub opóźnione z przyczyn niezależnych od urzędu.
Obowiązki po wpisaniu oświadczenia
Pracodawca musi poinformować urząd pracy:
- o rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca – w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy,
- o niepodjęciu pracy – w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia wskazanej w oświadczeniu,
- wcześniejszym zakończeniu pracy albo o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy.
Powiadomienia składa się elektronicznie.
Wniosek o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca
Wymagane dokumenty
Niezależnie od rodzaju zezwolenia, o który stara się cudzoziemiec, pracodawca musi dostarczyć do urzędu następujące dokumenty:
- wniosek o wydanie zezwolenia na pracę cudzoziemca,
- oświadczenie o niekaralności pracodawcy, które może podpisać wyłącznie pracodawca,
- dokumenty potwierdzające tożsamość pracodawcy:
- kopię dowodu osobistego lub kopię wypełnionych stron z danymi z dokumentu podróży – w przypadku gdy pracodawca jest osobą fizyczną,
- odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub innego właściwego rejestru, zawierający aktualne dane na dzień składania wniosku – w przypadku gdy pracodawca jest osobą prawną,
- umowa spółki – jeśli pracodawca reprezentuje spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji lub spółkę cywilną,
- akt notarialny o zawiązaniu spółki – jeśli pracodawca reprezentuje spółkę akcyjną w organizacji,
- kopia wszystkich wypełnionych stron z ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, lub kopia innego ważnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość (jeżeli nie posiada ważnego dokumentu podróży),
- dowód uiszczenia opłaty,
- pełnomocnictwo – w przypadku gdy pracodawca nie składa wniosku osobiście.
Zakres wymaganych dokumentów zależy od rodzaju zezwolenia oraz sytuacji pracodawcy i cudzoziemca.
Praca dla polskiego pracodawcy – dawniej zezwolenie typu A
Do wniosku należy dołączyć:
- skan wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca,
- potwierdzenie wniesienia opłaty,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje i inne wymagania – jeżeli cudzoziemiec ma wykonywać zawód regulowany,
- dokument potwierdzający uzgodnienie skierowania cudzoziemca do pracodawcy użytkownika – jeżeli zatrudnienie odbywa się przez agencję pracy tymczasowej,
- pełnomocnictwo – jeżeli sprawę prowadzi pełnomocnik.
Nie trzeba dołączać informacji starosty ani dokumentów potwierdzających, że na dane stanowisko nie znaleziono pracownika w Polsce.
Pełnienie funkcji w spółce – dawniej zezwolenie typu B
W przypadku cudzoziemca, który ma pełnić funkcję w zarządzie, reprezentować spółkę lub być prokurentem, należy dołączyć odpowiednio:
- skan wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca,
- umowę spółki – jeżeli chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji,
- akt notarialny o zawiązaniu spółki – jeżeli chodzi o spółkę akcyjną w organizacji,
- zeznanie dotyczące dochodu lub straty spółki za poprzedni rok podatkowy,
- dokumenty potwierdzające stan zatrudnienia w poprzednim roku,
- dokumenty potwierdzające sytuację finansową lub rozwój działalności – jeżeli są wymagane w danej sprawie,
- potwierdzenie wniesienia opłaty,
- pełnomocnictwo – jeżeli ustanowiono pełnomocnika.
Delegowanie cudzoziemca do Polski – dawniej zezwolenia typu C, D i E
Jeżeli cudzoziemiec jest delegowany do Polski przez zagranicznego pracodawcę, do wniosku należy dołączyć odpowiednio:
- aktualny dokument z zagranicznego rejestru potwierdzający status i działalność pracodawcy,
- skan wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca,
- dokumenty potwierdzające zatrudnienie cudzoziemca przez zagranicznego pracodawcę oraz jego delegowanie do Polski,
- dokumenty potwierdzające powiązania między zagranicznym pracodawcą a polskim podmiotem – jeżeli cudzoziemiec jest delegowany do podmiotu powiązanego,
- umowę dotyczącą usługi wykonywanej w Polsce – jeżeli cudzoziemiec jest delegowany w celu realizacji takiej usługi,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje – jeżeli cudzoziemiec ma wykonywać zawód regulowany,
- potwierdzenie wniesienia opłaty,
- pełnomocnictwo – jeżeli jest potrzebne.
Zezwolenie na pracę sezonową
Do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową należy dołączyć:
- skan wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca,
- skan dokumentu pozwalającego cudzoziemcowi przebywać w Polsce – jeżeli cudzoziemiec znajduje się już w Polsce,
- dokument potwierdzający uzgodnienie skierowania cudzoziemca do pracodawcy użytkownika – w przypadku agencji pracy tymczasowej,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje – jeżeli praca będzie wykonywana w zawodzie regulowanym,
- dokumenty potwierdzające wcześniejsze legalne zatrudnienie sezonowe – w przypadku wniosku dotyczącego kolejnych dwóch lub trzech lat,
- potwierdzenie wniesienia opłaty.
- pełnomocnictwo – jeżeli sprawę prowadzi pełnomocnik.
Do wniosku nie dołącza się informacji starosty ani dokumentów związanych z testem rynku pracy.
Zatrudnienie obywatela Ukrainy
Osoba korzystająca w Polsce z ochrony czasowej może pracować bez zezwolenia. Pracodawca musi jednak wysłać do powiatowego urzędu pracy powiadomienie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
Od 5 marca 2026 r. zasady te obejmują również obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie na innej podstawie niż ochrona czasowa. Rozwiązanie to ma obowiązywać do 4 marca 2029 r.
Ponowne powiadomienie jest potrzebne, gdy nastąpi:
- zmiana rodzaju umowy,
- zmiana stanowiska lub rodzaju pracy,
- zmniejszenie wymiaru czasu pracy albo liczby godzin,
- obniżenie wynagrodzenia.
Zmianę należy zgłosić w ciągu 7 dni. Powiadomienia złożone przed 5 marca 2026 r. zachowują ważność.
Dodatkowe oświadczenia
Podczas wypełniania formularza pracodawca składa również oświadczenia wymagane w danej procedurze. Mogą one dotyczyć między innymi:
- wynagrodzenia cudzoziemca,
- posiadania środków na pokrycie kosztów zatrudnienia,
- okoliczności, które mogą być podstawą odmowy wydania zezwolenia,
- posiadanej wiedzy o skazaniu cudzoziemca za określone przestępstwa związane z dokumentami.
Niektóre oświadczenia muszą zostać podpisane bezpośrednio przez pracodawcę i nie może ich podpisać pełnomocnik.
Urząd dokładnie zweryfikuje dostarczone dokumenty. Jeżeli pojawią się w nich błędy lub braki, wnioskodawca zostanie wezwany do ich uzupełnienia w terminie 7 dni od dostarczenia wezwania.
Warto wiedzieć:
W przypadku obywatela Rosji wnioskowanie o wydanie zezwolenia na pracę sezonową wymaga dołączenia do wniosku informacji od starosty. Dodatkowo nie ma możliwości wnioskowania o wpis wielosezonowy oraz po otrzymaniu zezwolenia na pracę sezonową, nie można powierzać obywatelowi Rosji pracy niesezonowej.
Do wniosku dołącza się dokumenty elektroniczne albo skany dokumentów papierowych. Oryginały dokumentów należy przedstawić wyłącznie wtedy, gdy zażąda tego organ prowadzący postępowanie.
Kiedy złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na pracę?
Wniosek należy złożyć przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. Warto zrobić to odpowiednio wcześniej, ponieważ procedura wydawania zezwolenia może potrwać nawet 2 miesiące!
Ile to kosztuje?
Wydanie zezwolenia na pracę wiąże się z kosztami:
- 200 zł - zezwolenie na pracę na okres do 3 miesięcy,
- 400 zł - zezwolenie na pracę na okres dłuższy niż 3 miesiące,
- 800 zł - zezwolenie związane z delegowaniem cudzoziemca do Polski,
- 100 zł - zezwolenie na pracę sezonową.
Ile czeka się na wydanie zezwolenia?
Zezwolenie na pracę jest zwykle wydawane w ciągu miesiąca. W bardziej skomplikowanych sprawach termin może wydłużyć się do 2 miesięcy.
Zezwolenie na pracę sezonową jest rozpatrywane:
- w ciągu 7 dni roboczych – w prostych sprawach,
- do 30 dni – gdy potrzebne są dodatkowe wyjaśnienia.
Czy można się odwołać od decyzji urzędu w Wieluniu?
Pracodawca może odwołać się od decyzji wydanej przez urząd w Wieluniu. Wystarczy, że złoży odwołanie w terminie 14 dni w urzędzie, który wydał decyzję.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. 2025 poz. 621),
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie szczególnych przypadków, w których cudzoziemiec uprawniony do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. z 2025 r. poz. 1620),
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie wysokości opłat w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę oraz w związku z oświadczeniem o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. z 2025 r. poz. 1622),
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 20 listopada 2025 r. w sprawie dokumentów, które podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołącza do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub do oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (Dz.U. z 2025 r. poz. 1629),
- Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 listopada 2025 r. w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową (Dz.U. z 2025 r. poz. 1617),
- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie działalności, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową (Dz.U. z 2025 r. poz. 1654).
