Ważne elementy w procesie rozliczania dotacji – na co należy zwrócić uwagę, przystępując do rozliczenia?

1. Znajomość umowy o dofinansowanie

Rozliczanie dotacji warto zacząć od ponownego zapoznania się z treścią umowy o dofinansowanie. Z reguły to obszerny dokument, którego lektura wymaga zarówno czasu, jak i skupienia. Jednocześnie to właśnie w treści podpisanej umowy znajdują się kluczowe dla beneficjenta informacje – wskazać wystarczy:

• zasady i tryb przekazywania środków – przygotowywanie wniosków o płatność niezbędnych do rozliczenia dotacji unijnej musi odbyć się w ustalonych terminach i na określonych z góry zasadach;
• dokumenty, jakie należy skompletować i dołączyć do wniosku o płatność – najczęściej będą to faktury, listy płac, umowy z kontrahentami, umowy o pracę i wyciągi bankowe.

Na etapie realizacji projektu mogą pojawić się różne trudności, które mogą mieć wpływ na rozliczenie dotacji. Umowa o dofinansowanie powinna określać również termin, w jakim należy poinformować instytucję finansującą o okolicznościach mogących wpłynąć na zmianę kwalifikowalności wydatków.

2. Znajomość zasad rozliczania wydatków

Nie każdy wydatek może zostać sfinansowany z dotacji. Kwalifikowalność wydatków to kolejne zagadnienie, do którego należy powrócić na etapie rozliczania projektu. Jeżeli wydatek mieści się w katalogu wydatków objętych dotacją, to pozostaje jeszcze kwestia jego prawidłowego zaewidencjonowania. Zasady są proste – każdy wydatek musi być udokumentowany w sposób wskazany przez podmiot udzielający dotacji. 

3. Znajomość zasad zamówień w projektach

Aby zminimalizować ryzyko pojawienia się problemów na etapie rozliczania dotacji, niezbędna jest znajomość zasad dokonywania zamówień w projektach. W zależności od wartości zamówienia konieczne może być:

• rozeznanie rynku (wymagane jest udokumentowanie przeprowadzonej analizy) – np. w przypadku zamówienia o wartości od 20 do 50 tys. zł w Perspektywie finansowej 2014-2020;
• zastosowanie zasady konkurencyjności – gdy wartość zamówienia przekracza 50 tys. zł.
• Zastosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych, gdy jest to wymagane właśnie tą ustawą

4. Umiejętność reagowania na zmiany

Projekty nie są realizowane z dnia na dzień, ale są rozłożone w czasie. Niestety, może się stać tak, że nie wszystko pójdzie zgodnie z opracowanym na początku harmonogramem. Rezygnacja podwykonawcy czy opóźnienia skutkują wątpliwościami – co dalej z projektem? Umiejętność reagowania na zmiany i szukania optymalnych rozwiązań to kolejna kwestia, którą trzeba mieć na uwadze przy rozliczaniu projektu.

5. Kontakt z opiekunem projektu

Na każdym etapie, również podczas rozliczania otrzymanego dofinansowania, warto pamiętać o współpracy z wyznaczonym opiekunem projektu. Opiekunowi – podobnie jak beneficjentowi – zależy na tym, aby projekt został zrealizowany. Dodatkowo może on udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno projektu, jak i jego rozliczania.

Do zadań opiekuna projektu należy również:

• weryfikacja dokumentów składanych przez beneficjenta;
• przyjmowanie zgłoszeń o zmianach – np. rachunku bankowego, na które ma wpłynąć dofinansowanie;
• wspieranie beneficjenta podczas realizacji projektu.