E-faktura obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców: co musisz wiedzieć o KSeF?

Poniżej przedstawiamy kilka podstawowych informacji na temat systemu, który będzie obowiązkowy Polsce od 2024 roku.

Co to jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system informatyczny, który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System został stworzony przez Ministerstwo Finansów, aby usprawnić obrót gospodarczy oraz zwiększyć kontrolę nad podatkami.

KSeF pozwala na wystawianie faktur elektronicznych, które spełniają wymagania prawne i są ustrukturyzowane w taki sposób, aby ułatwić ich przetwarzanie.

System umożliwia również automatyczne przekazywanie danych do systemu podatkowego.

Czym jest faktura ustrukturyzowana i faktura elektroniczna?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiana za pomocą systemu KSeF, mająca przydzielony numer identyfikujący ją w tym systemie. Jest ona wystawiana zgodnie z określonym wzorcem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów i ma jednolity format dla różnych rodzajów faktur. Stanowi nowy rodzaj dokumentów sprzedażowych, które można odczytać za pomocą oprogramowania i wizualizować w formacie elektronicznym poprzez scentralizowany system.

Faktury KSeF są dokumentami elektronicznymi o formacie XML, czasem nazywanymi eFakturami. Należy je odróżnić od faktur elektronicznych, które są cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej faktury i najczęściej są dostarczane w formacie PDF.

Jaki format ma e-Faktura?

E-Faktura FA(1) jest zgodna z formatem XML opublikowanym w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP. Format ten jest zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(1).

Jakie są etapy wprowadzania KSEF?

1. Pilotaż, który trwał do grudnia 2021 roku. W tym czasie Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko testowe KSeF.
2. Dobrowolne wprowadzenie, które rozpoczęło się 1 stycznia 2022 roku. Od tego momentu przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z systemu wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF.
3. Obowiązkowe wprowadzenie, które zacznie obowiązywać 1 stycznia 2024 roku.

Czy musisz przystąpić do KSeF?

Tak. 

W pierwszym etapie wprowadzania KSeF, korzystanie z systemu jest dobrowolne i nie jest obowiązkowe. Przedsiębiorcy mogą decydować czy chcą wystawiać faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF czy pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu. 

Jednak od 1 stycznia 2024 roku, fakturowanie elektroniczne w Polsce będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT czynnych, zwolnionych z VAT oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS posiadających polski identyfikator podatkowy NIP.

Więcej informacji także na stronie Ministerstwa Finansów.

Chcielibyśmy serdecznie podziękować Kancelarii Chojnacki & Łagowscy Doradcy Podatkowi za wsparcie przy przygotowaniu tego artykułu. Naszym głównym celem jest rozpowszechnianie kultury prawnej. Jednocześnie zaznaczamy, że niniejszy artykuł nie jest poradą podatkową i w przypadku potrzeby rozwiązania konkretnego problemu, zalecamy kontakt z profesjonalnym doradcą podatkowym. Redakcja LawMedia.pl

---