Numer REGON a NIP - czym się różnią?

3 kwietnia 2021 | Artykuł sponsorowany

W polskim systemie prawnym istnieje kilka rejestrów, z których każdy obywatel może dowiedzieć się sporo na przykład o fundacjach, spółkach z o.o., ale i firmach jednoosobowych lub dłużnikach. Mimo tego, że niektóre z tych baz danych wykazują względem siebie pewne podobieństwa, to o wiele prościej wskazać różnice. Dobrze widać to na przykładzie numerów NIP i REGON.


Numer REGON a NIP - czym się różnią?
Numer REGON a NIP - czym się różnią?

Numer Identyfikacji Podatkowej - co trzeba o nim wiedzieć?

NIP został wdrożony w życie na mocy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji płatników i podatników z 13 października 1995 roku. System rozpoczął działanie w styczniu 1996 roku, wraz z nastaniem nowego roku podatkowego.

Przez pewien czas każdy dorosły obywatel Polski, bez względu na to, czy prowadził działalność gospodarczą, czy nie, miał automatycznie nadawany numer NIP. Był on niezbędny, by rozliczyć się z fiskusem. Mimo tego, że - z formalnego punktu widzenia - długość identyfikatora NIP była taka sama dla osób prywatnych i przedsiębiorców, to zapisywało się go zupełnie inaczej. Osoby nieprowadzące działalności gospodarczej korzystały z zapisu w formie: 000-000-00-00, a firmy zapisywały NIP następująco: 000-00-00-000. 

Rodziło to wiele problemów, na skutek czego ustawodawca zrezygnował z dwóch odmiennych form zapisu i w całości zaniechał stosowania myślników. Nie są one zabronione, ale ich znaczenie jest czysto praktyczne: jeśli widzimy przy numerze NIP myślniki, to tylko dlatego, by ułatwić odczytanie Numeru Identyfikacji Podatkowej osobom trzecim.

Identyfikator - z formalnego punktu widzenia - jest nadawany przez właściwego dla miejsca prowadzenia działalności naczelnika urzędu skarbowego. Dziś, w ponad 25 lat po wprowadzeniu numeru NIP w Polsce, nie jest on już obowiązkowy dla każdego. Korzystają z niego zwłaszcza przedsiębiorcy oraz fundacje. 

Informatycja urzędów przełożyła się też na liczne usprawnienia w zakresie zakładania Numeru Identyfikacji Podatkowej. Gdy rejestrujemy firmę online, przez CEIDG, wystarczy tylko dodać zgodę przy odpowiedniej rubryce. Po kilku dniach otrzymamy nasz własny identyfikator na e-maila podanego w CEIDG. Bez konieczności odwiedzania skarbówki. To duże ułatwienie.

Baza NIP jest ogólnodostępna. Dzięki takim narzędziom, jak ALEO.com (link do narzędzia: https://aleo.com/pl/funkcje/baza-firm/wyszukiwarka-regon), można szybko dotrzeć do informacji teleadresowych, a także do danych o wygenerowanych w skali roku przychodach spółek z o.o. oraz fundacji. Rejestr wciąż jest w użyciu i nic nie wskazuje na to, by w bliskiej przyszłości NIP miał zostać wycofany z użycia.

REGON - rejestr z długą historią, o którym mało kto już pamięta

Prace nad stworzeniem tej bazy danych sięgają 1966 roku, choć sama nazwa po raz pierwszy pojawiła się dopiero dziewięć lat później. Początkowo były tam gromadzone dane o największych podmiotach i rozwoju gospodarki narodowej.

Po zmianie systemu prawnego i powstaniu III Rzeczypospolitej Rejestr Gospodarki Narodowej został dość mocno zmarginalizowany. Od 1995 roku, gdy w życie weszła Ustawa o Statystyce Publicznej, REGON przestał odgrywać dużą rolę, a raczej stał się miernikiem, który wykorzystywany jest głównie w celach statystycznych.

Po stronie ciekawostek warto dodać, że tak samo, jak numer NIP był przez pewien czas zapisywany w innym formacie dla różnych osób prawnych, tak numer REGON może mieć różną długość. 14-cyfrowy jest przypisany do firm, które mają swoje siedziby w różnych województwach, a podmioty, które działają na przykład tylko w województwie śląskim, mają 10-cyfrowy REGON.

W rejestrze można odnaleźć takie dane, jak informacje teleadresowe posiadacza identyfikatora. Można też znaleźć tam podstawowe informacje o rodzaju działalności wraz z datą jej założenia. REGON pozwala personalizować wyniki, dając dostęp do danych o branży, a także o ilości osób zatrudnianych przez przedsiębiorstwo.

Główne różnice między numerem NIP a REGON

Mimo pewnych podobieństw, wśród których należy wskazać na przykład na dostęp do danych teleadresowych, oba te rejestry mają zupełnie inną strukturę i przeznaczenie. Widać to dość dobrze, gdy przeanalizujemy choćby kilka faktur lub paragonów.

Na większości z nich można znaleźć tylko numer NIP, bo właśnie on jest wymagany przez ustawodawcę. Pokazuje to dość dobrze, że to właśnie ten rejestr jest o wiele ważniejszy w ujęciu biznesowym. REGON musi być umieszczany tylko na dokumentach spółek cywilnych. To właśnie Numer Identyfikacji Podatkowej wchodzi w skład europejskiej bazy VIES, a więc to dzięki niemu nasi kontrahenci zza granicy mogą nas szybko zidentyfikować. 

REGON to indeks, którego rola doskonale sprawdza się w statystyce. Jeśli szukamy informacji o tym, ile w danym województwie znajduje się firm, które zatrudniają określoną ilość pracowników i działają w wybranych segmentach rynku, to sprawdzi się on wręcz wzorowo.

Mimo wszystko, pod kątem użyteczności biznesowej, bardzo trudno mu rywalizować z Numerem Identyfikacji Podatkowej czy informacjami, jakie można znaleźć choćby w Krajowym Rejestrze Sądowym. Należy spodziewać się, że kolejne lata przyniosą dalszą marginalizację REGON-u, który jest już z nami obecny od ponad pół wieku.