Jak uzyskać ulgę we wpłatach na PFRON? Przewodnik dla pracodawców

Od 1 czerwca 2026 r. kara za brakujący 1 etat do osiągnięcia 6% wskaźnika zatrudnienia wyniesie już 3887,31 zł

Poniżej wyjaśniamy, czym dokładnie jest to rozwiązanie, kto może z niego skorzystać oraz jakie warunki należy spełnić, by zastosować je prawidłowo. Materię reguluje art. 22 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – przepis pozornie krótki, w praktyce rodzący wiele pytań i ryzyk.

Czym jest ulga we wpłatach na PFRON i komu przysługuje?

Mechanizm jest w założeniu prosty: pracodawca zobowiązany do wpłat na PFRON może zmniejszyć ich wysokość, jeżeli w danym miesiącu dokona zakupu produkcji lub usługi (z wyłączeniem handlu) u uprawnionego sprzedawcy. Podstawę prawną stanowi art. 22 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Beneficjentem jest każdy nabywca należący do grupy podmiotów obowiązanych do wpłat z art. 21, który kupuje od kontrahenta spełniającego ustawowe wymogi. Ulgi we wpłatach na PFRON dla pracodawców nie należy mylić ze zwolnieniem: firma nadal pozostaje płatnikiem, ale jej comiesięczne zobowiązanie zostaje pomniejszone o kwotę obniżenia. Korzyść finansowa jest mierzalna, a przy prawidłowym rozliczeniu – w pełni zgodna z prawem. Skuteczność tego rozwiązania polega jednak na rygorystycznym spełnieniu warunków po obu stronach transakcji.

Kto może wystawiać ulgę PFRON? Uprawnieni dostawcy

Nie każda firma zatrudniająca osoby z niepełnosprawnościami ma prawo wystawić informację o uldze. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rehabilitacji sprzedawcą uprawnionym może być:

• zakład aktywności zawodowej (ZAZ),
• przedsiębiorstwo społeczne zatrudniające co najmniej 10 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,
• inny pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

W każdym z tych przypadków sprzedawca musi osiągać wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami na poziomie co najmniej 30%. Do wskaźnika wlicza się wszystkie osoby ze znacznym stopniem niepełnosprawności oraz osoby z umiarkowanym stopniem, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, a także osoby niewidome.

W praktyce warunki te najczęściej spełniają zakłady pracy chronionej (ZPCh) oraz zakłady aktywności zawodowej, choć status ZPCh nie jest dziś warunkiem koniecznym. Niezależnie od formy prawnej, sprzedawca jest zobowiązany do terminowego regulowania własnych wpłat na PFRON oraz do prawidłowego wystawienia faktury i odebrania zapłaty.

Co to jest INF-U i jaką pełni funkcję?

INF-U to informacja sprzedającego o kwocie obniżenia – formularz określony rozporządzeniem z 27 września 2018 r. Stanowi on podstawę do zastosowania ulgi i powinien być starannie archiwizowany przez nabywcę.

Poznaj kluczowe warunki uzyskania ulgi we wpłatach na PFRON

Po stronie nabywcy wymagane są trzy elementy: status pracodawcy zobowiązanego do wpłat, faktyczny zakup własnej produkcji lub usługi (handel jest wyłączony) oraz terminowa zapłata całej kwoty z faktury. Po stronie sprzedawcy – spełnianie warunków ustawowych nieprzerwanie oraz wystawienie INF-U co do zasady do nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup.

Wysokość ulgi jest limitowana – może obniżyć wpłatę nabywcy maksymalnie do 50% kwoty należnej PFRON za miesiąc, w którym przypada termin płatności faktury. Równocześnie ulga nie może przekraczać 50% kwoty netto na fakturze, z uwzględnieniem korekt tej faktury. Nadwyżka nie przepada – niewykorzystaną kwotę można uwzględnić w kolejnych wpłatach, ale nie dłużej niż przez 6 miesięcy od dnia uzyskania INF-U.

Termin płatności w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku to data obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu. Niestety, opóźnienie w zapłacie nawet o jeden dzień czy częściowe nieopłacenie należności z danej faktury powoduje niemożność wystawienia ulgi i skorzystania z niej.

Jak uzyskać obniżenie wpłaty na PFRON? Szybki poradnik krok po kroku

Odpowiedź na pytanie, jak uzyskać ulgę we wpłatach na PFRON, sprowadza się do pięciu kroków:

1. Weryfikacja kontrahenta. Przed transakcją warto upewnić się, że dostawca rzeczywiście spełnia warunki z art. 22 ust. 1 ustawy.
2. Zakup produkcji lub usługi i opłacenie faktury w terminie. Zapłata po terminie, nawet częściowa, wyłącza prawo do ulgi.
3. Uzyskanie INF-U. Dokument musi trafić do nabywcy w ustawowo określonym czasie i zawierać prawidłowo wyliczoną kwotę obniżenia.
4. Ujęcie ulgi w miesięcznej deklaracji DEK-1-0. To moment, w którym kwota obniżenia faktycznie zmniejsza zobowiązanie wobec PFRON.
5. Archiwizacja dokumentacji. Faktury, INF-U i potwierdzenia zapłaty należy przechowywać na wypadek kontroli.

Potrzebujesz pomocy w zakresie ulg we wpłatach?

Choć ulga we wpłatach na PFRON to legalne i sprawdzone narzędzie obniżenia obciążeń, wymaga precyzji na każdym etapie. Niewielkie uchybienie po stronie dostawcy lub nabywcy wystarczy, by całe rozliczenie zostało zakwestionowane przez Fundusz.

Nie ryzykuj błędu w rozliczeniach z PFRON. Skontaktuj się z kancelarią Onlex – radca prawny Anna Pałecka-Błaszczyk dysponuje ponad 20-letnim doświadczeniem w tematyce PFRON skutecznie pomoże Ci wdrożyć ulgi i zabezpieczyć Twoją firmę przed kontrolą. Zapoznaj się z ofertą Onlex i zadbaj o prawidłowe rozliczenie swojej firmy z PFRON.

---