Czym zajmuje się agencja eventowa?

12 września 2022 | Artykuł sponsorowany

Mówiąc najprościej – agencje eventowe zajmują się kompleksową obsługą klientów w zakresie organizowania wydarzeń prywatnych oraz firmowych. Od razu warto zauważyć, że te drugie stanowią o wiele większą część ich działalności. Przygotowanie niezapomnianej imprezy integracyjnej / wyjazdu motywacyjnego / targów/ konferencji / jubileuszu firmy / wigilii firmowej / imprezy team buildingowej / bankietu to dość skomplikowana sprawa. Na szczęście istnieją specjaliści z branży eventowej, którzy zajmą się wszystkim aspektami wydarzenia i przygotują event od A do Z.


Czym zajmuje się agencja eventowa?
Czym zajmuje się agencja eventowa?

Agencja eventowa nastawiona jest na obsługę sektora MICE (meetings, incentives, conferences, events), który w ostatnich latach dynamicznie się rozwija. Świadczą o tym choćby statystyki, przygotowywane rokrocznie przez Polską Organizację Turystyczną. Przemysł spotkań ma duży potencjał, gdyż promowanie się poprzez eventy staje się coraz bardziej popularne. Jako że klienci są zmęczeni i znudzeni zwykłymi reklamami, firmy muszą szukać innych dróg dotarcia do potencjalnego nabywcy, a event marketing doskonale sprawdza się w tej roli.  

Zakres działań agencji eventowej może różnić się w zależności od klienta, organizowanej imprezy i typu zlecenia. Zasadniczo jednak wsparcie firmy eventowej oznacza kompleksową obsługę na wszystkich etapach, czyli planowanie, organizację, realizację, koordynację imprezy. 

Na początku, na podstawie wytycznych klienta, często zawartych w tak zwanym briefie, agencja eventowa dokonuje analizy jego potrzeb i priorytetów. Chodzi przede wszystkim o ustalenie, jaki to ma być typ imprezy, kiedy i gdzie się ona odbędzie, ile osób weźmie w niej udział, jakie atrakcje zaproponować uczestnikom, jaki jest budżet. Na tej podstawie agencja przygotowuje ofertę, wraz z kosztorysem, planowanego eventu. Dobry, niezwykle szczegółowy plan to klucz do udanej imprezy firmowej, choć zawsze trzeba brać pod uwagę nagłe zdarzenia, które ten plan zepsują, i mieć w zanadrzu inne opcje. 

Gdy plan zostanie zatwierdzony, event manager rozpoczyna rozpisywanie harmonogramu prac organizacji imprezy i opracowuje jej scenariusz. Rezerwacja hotelu czy innego obiektu (większość imprez, przynajmniej tych większych, odbywa się w hotelach) i cateringu to podstawowa sprawa. Bez względu na rodzaj imprezy, hotel powinien znajdować się w atrakcyjnej lokalizacji i mieć całe niezbędne zaplecze. Najlepsze są hotele butikowe, oferujące zindywidualizowane pokoje i apartamenty, które urzekną uczestników swym niepowtarzalnym wystrojem. Jeśli chodzi o catering, trzeba ustalić szczegółowe menu, liczbę i czas posiłków oraz ich skład z uwzględnieniem osób o specjalnych potrzebach żywieniowych. Także kwestia transportu, zwłaszcza w przypadku większych grup, wymaga szczegółowej analizy i osobnych ustaleń. 

Gdy miejsce i czas są już ustalone, organizator imprezy musi zacząć negocjacje z podwykonawcami, na przykład fotografami, prelegentami, dekoratorami, firmami cateringowymi, drukarniami, animatorami imprez. Także jeśli chodzi o różnorakie atrakcje (spływ górską rzeką, występ iluzjonisty, park linowy, pokaz barmański, warsztaty fotograficzne itd.), trzeba ustalić zakres obowiązków zleceniobiorców i koszty ich usług. Atrakcje towarzyszące imprezie firmowej dobierane są przez pracowników agencji, oczywiście w porozumieniu ze zleceniodawcą, według kilku kryteriów. Bierze się pod uwagę specyfikę danej branży, płeć i wiek zaproszonych osób oraz ewentualnie ich preferencje. Warto też pamiętać, że atrakcje na imprezie firmowej to jeden z najważniejszych punktów programu. To na nie czekają goście i dzięki nim zapamiętają event. 

Na tym etapie organizacji imprezy agencja zleca także jej branding, czyli projekty i wykonanie imiennych identyfikatorów, wizytówek, gadżetów reklamowych, zestawów powitalnych, programów i scenariuszy zabaw itp., zależnie od typu eventu. Oprócz tego musi zadbać o ewentualną promocję eventu, zarówno w mediach tradycyjnych, jak i cyfrowych.  

W czasie przygotowywania imprezy agencja eventowa prowadzi dokumentację imprezy, obejmującą korespondencję z klientami i podwykonawcami, zawarte umowy i zlecenia, listy uczestników, menu, kalkulacje kosztów. Ponadto rozpisuje szczegółowe agendy każdego dnia imprezy dla uczestników, z podziałem na ewentualne grupy. 

Gdy działania przygotowawcze zostaną zakończone i wszystko jest dopięte na ostatni guzik, agencja eventowa musi już „tylko” czuwać nad prawidłowym przebiegiem imprezy. Jej zadaniem jest przecież koordynacja eventu przez cały czas jego trwania. Agencja pilnuje bezpieczeństwa gości, reaguje na wszelkie nieprawidłowości i odstępstwa od planu, które mogą się pojawić. W przypadku niespodzianych zdarzeń szybko i sprawnie wdraża plan awaryjny.  
Po zakończeniu eventu pozostaje jeszcze sporo papierkowej roboty – agencja musi rozliczyć się ze zleceniodawcą i usługodawcami, sporządzając kosztorys wynikowy, raport podsumowujący, różne podsumowanie ilościowe i jakościowe. Jeśli były montowane jakieś specjalne dekoracje, musi też dopilnować ich demontażu po skończonej imprezie. 

Firmy eventowe, zajmując się zarówno kwestiami merytorycznymi, jak i technicznymi imprez firmowych, pozwalają zaoszczędzić zleceniodawcy nie tylko czas i pieniądze, lecz co może nawet ważniejsze – nerwy. Dzięki wsparciu doświadczonej agencji eventowej możemy mieć też pewność, że impreza będzie przygotowana profesjonalnie, w razie pojawienia się nieprzewidzianych trudności event manager wszystkim się zajmie, a my dalej będziemy mogli spokojnie się bawić ze swoją załoga i kontrahentami.  

Zastanawiasz się nad tym, jak zorganizować wyjątkowe wydarzenie? Skontaktuj się z nami! Jesteśmy profesjonalną agencją eventową, która pomoże Ci zaplanować i zrealizować niezapomniany event. Niezależnie od tego, czy jest to konferencja, szkolenie, spotkanie biznesowe, piknik firmowy, jubileusz czy wesela, mamy doświadczenie w organizacji wszelkiego rodzaju wydarzeń. Aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i jak możemy Ci pomóc, skontaktuj się z nami już dziś!

Organizator imprez firmowych
https://commplace.pl/agencja-eventowa/
tel. 607 144 511 lub 607 144 480

Polecamy również: