W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania flotą może skutecznie pomóc managerowi floty?

1 września 2022 | Artykuł sponsorowany

Zarządzanie flotą pojazdów to proces, na który składa się wiele elementów. Należy w nim uwzględnić również czynniki zewnętrzne, z którymi zmaga się każdy menedżer floty, ale nad którymi ma niewielką kontrolę. Możemy tu wymienić: zmiany w przepisach, niepewną sytuację na rynku motoryzacyjnym i rosnące koszty. Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania flotą może być wielkim atutem w koordynowaniu działań związanych z obsługą floty. W poniższym artykule postaramy się odpowiedzieć, czym jest oprogramowanie do zarządzania flotą i jak może ono pomóc menedżerowi floty?


W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania flotą może skutecznie pomóc managerowi floty?
W jaki sposób oprogramowanie do zarządzania flotą może skutecznie pomóc managerowi floty?

Jaki jest cel zarządzania flotą?

Każda organizacja, która wykorzystuje pojazdy w swojej działalności, potrzebuje specjalistów od zarządzania flotą. Ich zadaniem jest kontrola pojazdów firmowych przy jednoczesnej poprawie wydajności i zwiększeniu produktywności. 

Firmy logistyczne, handlowe, transport publiczny, a nawet służby ratunkowe – wszystkie przedsiębiorstwa tego typu posiadają floty, którymi trzeba zarządzać. Umiejętność sprawnej obsługi floty pozwala firmie kontrolować związane z tym koszty, pozostać konkurencyjną i pomóc sprostać oczekiwaniom klientów. Zarządzanie flotą może odbywać się wewnątrz firmy, najczęściej przez wewnętrznego menedżera floty lub zlecając to zadanie wyspecjalizowanej firmie.

Jakie wyzwania stoją przed menedżerami floty?

Menedżer floty zajmuje się kilkoma głównymi aspektami zarządzania flotą: pozyskiwaniem pojazdu, zarządzaniem paliwem, konserwacją pojazdu, zdrowiem i bezpieczeństwem kierowców oraz kontrolą kosztów. Przyjrzyjmy się bliżej tym elementom.

1. Zakup pojazdów

Obserwowanie zmian przepisów drogowych, określanie przydatności pojazdu, a nawet negocjacje z producentami lub importerami samochodów należą do obowiązków menedżera floty. Przy wyborze nowych pojazdów należy wziąć pod uwagę koszty związane ze zużyciem paliwa, podatkami i ubezpieczeniem, ale także oczekiwaniami kierowców. Jeśli dodamy do tego uwzględnienie wartości pojazdów po ich wycofaniu z eksploatacji i odsprzedaży, szybko zrozumiemy, dlaczego ta rola może być takim wyzwaniem. Menedżer floty zobowiązany jest przestrzegać określonych budżetów i w miarę możliwości do optymalizacji kosztów.

2. Kontrola zużycia paliwa.

Ciągle rosnące ceny paliwa są prawdopodobnie jednym z największych wyzwań dla menedżera floty związanych z ograniczeniem kosztów. Wahania cen rynkowych i czynniki zewnętrzne, które wpływają na ceny paliwa, są poza kontrolą menedżera floty, jednak istnieją rozwiązania pozwalające znaleźć oszczędności w tym elemencie.

W tym celu menedżerowie flot mogą przeprowadzać analizę dotyczącą różnych oferowanych opcji paliwowych i silnikowych. Czasami wyniki takiego badania prowadzą do zakupu pojazdów, które są droższe, ale w dłuższej perspektywie bardziej ekonomiczne. Narzędzia do monitoringu pojazdów pozwalają obserwować styl jazdy kierowcy i jego wpływ na zużycie paliwa. Ponadto śledzenie pojazdów i określanie najbardziej opłacalnych tras pomaga zmniejszyć koszty.

3. Serwis pojazdu

Nadzorowanie planu serwisowego pojazdu może być dobrą inicjatywą w zarządzaniu flotą. Konserwacja może być wykonywana wewnętrznie lub zlecona na zewnątrz, w zależności od zasobów firmy i wielkości floty. Fleet Menedżerowie muszą zapewnić odpowiedni stan techniczny wszystkich samochodów flotowych. Obejmuje to zatem kontrolę przed zakupem, regularny serwis i upewnienie się, że zgłoszone usterki zostały naprawione w wyznaczonym terminie.

4. Zdrowie i bezpieczeństwo

W przypadku kolizji z udziałem samochodu flotowego menedżer powinien przekazać kierowcy niezbędne instrukcje postępowania, tak aby roszczenia z tytułu ubezpieczeń mogły być szybko i skutecznie obsługiwane podczas prac naprawczych.

Nie trzeba dodawać, że menedżer floty odpowiada za rozwój, ale także realizację polityki bezpieczeństwa i higieny pracy floty. W tym celu ustanowienie dni szkoleniowych ma zasadnicze znaczenie dla promowania bezpieczeństwa wśród kierowców.

5. Kontrola kosztów

Kontrolowanie i ograniczanie kosztów jest priorytetem każdej firmy. Menedżer floty musi stale analizować odpowiednie dane dotyczące swojej floty, aby znaleźć obszary wymagające poprawy. Może to dotyczyć obniżenia ceny zakupu pojazdów, przegląd zużycia paliwa i analizę stylu jazdy kierowców na drodze.

Moto Flota Manager - Oprogramowanie do zarządzania flotą

Nowoczesne technologie znajdują zastosowanie w każdej dziedzinie życia. Nic więc dziwnego, że są coraz bardziej przydatne w obsłudze floty samochodowej.  MOTO Flota Manager to oprogramowanie umożliwiające fleet menedżerom dostęp do wszystkich istotnych informacji na temat ich floty. Wgląd w zlecenia serwisowe, historię usług, przebiegi poszczególnych aut i listę użytkowników mogą być dostępne z każdego miejsca na świecie. Wystarczy dostęp do urządzenia mobilnego. Szeroki zakres możliwości oprogramowania Moto Flota Manager mocno przyczynił się do poprawy efektywności zarządzania flot w wielu polskich firmach.