Umowa z firmą sprzątającą — jakie elementy powinna zawierać?

7 elementów umowy na sprzątanie biura – czego nie może zabraknąć w takim dokumencie?

Przejrzysta umowa na sprzątanie biur jest niezbędna. Tylko wtedy realnie unikniesz problematycznych sytuacji i zyskasz pewność, że wybrana firma wywiąże się ze swoich obowiązków.

Aż 7 istotnych elementów, które powinny znaleźć się w umowie z firmą sprzątającą to:

1. Zakres świadczonych usług sprzątających – powinien być precyzyjnie określony zarówno dla pakietu podstawowego, jak i rozszerzonego z odniesieniem do usług dodatkowo płatnych.
2. Sposób rozpatrywania reklamacji usług – firmy sprzątające dbają o perfekcyjnie wykonaną usługę, ale jak wiadomo, błędy zdarzają się nawet najlepszym. Upewnij się, że w umowie znajduje się informacja o sposobie rozpatrywania reklamacji za usługi sprzątające.
3. Metody kontrolowania czy sprzątanie biura zostało przeprowadzone prawidłowo –
4. Okres wypowiedzenia umowy – to must-have każdej umowy na sprzątanie przestrzeni biurowej. Dopasuj okres wypowiedzenia do swoich potrzeb oraz wymogów zewnętrznego przedsiębiorstwa sprzątającego. Standardowo to 30 dni od momentu złożenia wypowiedzenia.
5. Zapiski dotyczące zachowania poufności danych (NDA) – to dość wrażliwa kwestia. Odrębna umowa poufności (NDA) ma sens wtedy, kiedy firma sprzątająca porządkuje pomieszczenia, w których znajdują się istotne dokumenty przedsiębiorstwa.
6. Zakres odpowiedzialności za zniszczenia – wszystkie firmy sprzątające mają aktywną umowę ubezpieczenia OC. Dzięki temu, np. w razie zniszczenia kosztownych dzieł sztuki przez pracownika firmy sprzątającej, otrzymasz należne odszkodowanie.
7. Wytyczne dot. protokołu przekazania kluczy i kart dostępowych do biura – kolejna istotna kwestia. Taki dokument sporządzaj zawsze wtedy, kiedy podpisujesz umowę na sprzątanie. Dzięki temu pracownik firmy sprzątającej może bezproblemowo odebrać klucze dostępowe i rozpocząć skuteczne sprzątanie.

Pamiętaj o tym, że dobra firma sprzątająca to taka, która ma też rozsądne stawki za usługi dodatkowe. Za dodatkową opłatą możesz skorzystać z mycia okien, ozonowania przestrzeni, a nawet oczyszczania układu klimatyzacji na jednostce wewnętrznej w biurze.

Dlaczego zawsze warto podpisać umowę z firmą sprzątającą?

To podstawa, jeśli chcesz legalnie rozliczać się z usług sprzątania biura. Podpisana umowa umożliwi Ci włącznie wydatków na sprzątanie powierzchni biurowej do kosztów przedsiębiorstwa. W ten sposób zmniejszysz podstawę opodatkowania, a także legalnie rozliczysz się z zewnętrznym przedsiębiorstwem za usługi sprzątające.

Umowa to także gwarancja, że w razie ewentualnego zniszczenia sprzętu lub elementów wyposażenia biura podczas sprzątania ubezpieczyciel wypłaci Ci należne odszkodowanie. Brak umowy może skutkować tym, że nie będziesz w stanie dochodzić swoich praw – nawet jeśli zniszczenia powstały z winy pracowników firmy sprzątającej.