Nowy pracownik na pokładzie? Przewodnik po formalnościach od A do Z dla zapracowanego szefa

1. Umowa – wybór odpowiedniej formy

Pierwszym krokiem jest określenie rodzaju umowy. Najczęściej stosowane to:

• umowa o pracę – daje pracownikowi najwięcej praw, ale wiąże się z większymi obowiązkami po stronie pracodawcy.
• umowa zlecenie – elastyczna, ale nie daje takich samych przywilejów jak umowa o pracę.
• umowa o dzieło – stosowana przy konkretnych projektach, niepodlegająca ZUS.

Wybór odpowiedniej formy zależy od charakteru współpracy i zakresu obowiązków.

2. Zgłoszenie do ZUS

Prowadząc własny biznes, musisz pamiętać o tym, że każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę należy zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy (formularz ZUA). W przypadku umów cywilnoprawnych obowiązki są różne w zależności od rodzaju umowy i sytuacji ubezpieczeniowej zleceniobiorcy.

Wskazówka: Jeśli nie korzystasz z usług biura rachunkowego, warto wdrożyć prosty system kadrowo-płacowy, który ułatwi zarządzanie zgłoszeniami i składkami.

3. Badania lekarskie i szkolenie BHP

Pracownik nie może przystąpić do pracy bez aktualnych badań lekarskich potwierdzających zdolność do pracy na danym stanowisku. Badania wykonuje się na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę. Równie istotne jest szkolenie BHP, które powinno być przeprowadzone jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Szkolenie wstępne możesz zlecić firmie zewnętrznej lub przeprowadzić samodzielnie (jeśli masz odpowiednie kwalifikacje).

4. Akta osobowe

Pracodawca ma obowiązek założyćakta osobowe pracownika i przechowywać je zgodnie z obowiązującymi przepisami. W aktach muszą znaleźć się m.in.:

• CV i dokumenty aplikacyjne,
• kopia dowodu osobistego,
• umowa o pracę lub cywilnoprawna,
• zaświadczenia o szkoleniu BHP i badaniach lekarskich,
• potwierdzenia zgłoszenia do ZUS.

Od 2019 roku możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

5. Zgłoszenie do PPK

Jeśli zatrudniasz co najmniej jedną osobę objętą obowiązkowym ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym, musisz również zgłosić nowego pracownika do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), chyba że złoży on deklarację rezygnacji.

6. Wynagrodzenie i pierwsza wypłata

Zadbaj o to, by pierwszy przelew był punktualny, ponieważ buduje to zaufanie i profesjonalizm. Ustal jasno termin wypłaty wynagrodzenia, sposób rozliczeń i zasady naliczania premii, jeśli takowe obowiązują.

7. Zapoznanie z firmą i onboarding

Choć nie jest to wymóg prawny, dobrze przeprowadzony onboarding ma ogromne znaczenie. Przedstaw nowemu pracownikowi strukturę firmy, zakres obowiązków, zasady komunikacji i wartości, które wyznajesz jako pracodawca. To inwestycja, która procentuje większym zaangażowaniem i lojalnością.

Początek współpracy z nowym pracownikiem to nie tylko formalności, ale też szansa na budowanie silnego i zgranego zespołu. Nawet jeśli jesteś zapracowanym szefem, warto zadbać o to, by wszystko było zgodne z przepisami i przejrzyste dla obu stron. Więcej praktycznych porad dla przedsiębiorców znajdziesz na MamBiznes.pl.

---