Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które zajmują się sprzedażą towarów lub świadczeniem usług i są zarejestrowane jako podatnicy VAT, mają obowiązek wystawiania faktur VAT. Tym samym każda transakcja musi być udokumentowana właśnie w ten sposób. Zazwyczaj fakturę tę wystawia sam sprzedawca lub usługodawca jako potwierdzenie transakcji, chociaż istnieją pewne wyjątki od tej reguły.
Warto jednak zaznaczyć, że faktura VAT występuje w różnych wariantach. Jakie to rodzaje?
Potwierdzają otrzymanie zaliczki za przyszłe dostawy towarów lub usług. Mogą one obejmować część lub całość wcześniej wpłaconych środków. Konieczne jest wystawienie faktury końcowej, potwierdzającej wykonanie usługi lub dostawy towarów. Jeśli faktura zaliczkowa obejmuje tylko część ustalonej kwoty, faktura końcowa informuje o pozostałej do uregulowania kwocie.
Specjalne faktury stosowane do rozliczenia podatku VAT od odsprzedaży używanych towarów. W przypadku zakupu towaru od osoby niebędącej podatnikiem VAT, podatek nalicza się od uzyskanego zysku, a nie od całej wartości sprzedaży.
Umożliwiają samofakturowanie w przypadku zakupu produktów rolnych od rolników rozliczających się na zasadach ryczałtu. Wartość faktury VAT RR obejmuje należny VAT i jest rozliczana brutto. Sam dokument jest wręczany lub przesyłany dostawcy.
Nie stanowią one dokumentu prawnego ani księgowego, ale służą do udzielenia informacji o warunkach transakcji przed jej dokonaniem. Mogą być stosowane do przedstawienia warunków transakcji klientom przed dokonaniem transakcji.
Przeznaczone głównie dla firm, które regularnie wystawiają te same dokumenty dla swoich klientów, np. faktury abonamentowe.
Zanim przejdziemy do wyjaśnienia, jak wystawić fakturę i o czym pamiętać przy przygotowywaniu dokumentów kosztowych, koniecznie musimy wspomnieć o platformie KSeF, czyli o Krajowym Systemie e Faktur, który od 2026 roku będzie wprowadzony dla podatników obligatoryjnie. Czym on jest?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest platformą online do wystawiania i otrzymywania faktur, umożliwiającą wystawianie faktur i udostępnianie ich w formie ustrukturyzowanej. To bardzo wygodna forma fakturowania online. Faktury ustrukturyzowane powstają poprzez wystawienie dokumentów w integracji właśnie z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Po zakończeniu transakcji podatnik musi połączyć się z systemem, aby zarejestrować wystawioną fakturę i nadać jej numer identyfikacyjny.
Faktura ustrukturyzowana nie jest wysyłana bezpośrednio do nabywcy. Dopiero po nadaniu unikalnego numeru nabywca zyskuje dostęp do faktury, może zalogować się, pobrać ją i dalej korzystać.
Obecnie faktury ustrukturyzowane są jedną z trzech akceptowanych form dokumentowania transakcji. Sprzedawca może używać:
- faktur papierowych,
- faktur elektronicznych (w formacie PDF, XML, z podpisem elektronicznym),
- faktur elektronicznych ustrukturyzowanych (czyli faktur elektronicznych generowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur).
Faktura elektroniczna i KSeF
Jak już wspomnieliśmy, Krajowy System e-Faktur umożliwia generowanie faktur ustrukturyzowanych, które posiadają unikalny numer identyfikacyjny. Czasami tego rodzaju faktury są nazywane po prostu fakturami elektronicznymi, jednak należy zauważyć, że nie każda faktura elektroniczna jest fakturą ustrukturyzowaną, gdyż może jej brakować zapisu w formacie XML oraz nadanego numeru w systemie.
Faktury elektroniczne w KSeF nie zastąpią całkowicie tradycyjnych faktur papierowych. Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył:
- podatników z siedzibą działalności gospodarczej i miejscem prowadzenia poza Polską,
- podatników korzystających ze szczególnych warunków rozliczeń podatkowych,
- dokumentowania sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- dokumentowania dostaw niektórych towarów lub świadczenia usług określonych w przepisach prawa.
W powyższych wyjątkach podatnicy będą wystawiać faktury elektroniczne lub tradycyjne faktury papierowe.
Jak prawidłowo wystawić fakturę przez KSeF?
Korzystanie z KSeF z pewnością sprawi, że wystawianie faktur będzie łatwiejsze. Mimo to samo wystawianie dokumentów nadal obwarowane będzie istotnymi zasadami, które warto wziąć pod uwagę. Jakie elementy wymagają pieczołowitości?
Za datę wystawienia faktury elektronicznej uznaje się dzień jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur, natomiast data jej otrzymania faktury będzie pokrywała się z dniem jej wygenerowania w systemie KSeF. Tym samym data wystawienia będzie identyczna z dniem otrzymania, co wpływa nie tylko na termin płatności. Nie można pominąć faktu, że odliczenie podatku od towarów i usług jest możliwe w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, jednak nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury. Dlatego data wystawienia faktury KSeF decyduje o okresie, w którym VAT z danej faktury może zostać odliczony, jeśli tylko obowiązek podatkowy u sprzedawcy nie powstał po tej dacie.
Każda faktura ustrukturyzowana otrzymuje w systemie KSeF unikalny numer w momencie jej wystawienia przez Ministerstwo Finansów. Trzeba natomiast pamiętać, że ten numer nie będzie identyczny z numerem faktury nadawanym przez podatnika, natomiast stanowi integralną część faktury.
Wprowadzenie KSeF nie nakłada nowych obowiązków dotyczących zawartości faktury. Dane w e-fakturze są uzupełniane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie dla danego przypadku, który dokumentuje fakturę. Przykładowy wzór faktury VAT nadal będzie zatem obowiązujący.
Ministerstwo Finansów wyróżnia 4 rodzaje pól, klasyfikowane ze względu na konieczność ich wypełnienia. Są to pola obligatoryjne, logiczne, fakultatywne i opcjonalne. Warto zwrócić szczególną uwagę na pola obligatoryjne, bez których plik XML nie zostanie uznany za fakturę. Do tej kategorii zaliczają się rubryki na NIP sprzedawcy, datę wystawienia faktury czy numer faktury. Należy również pamiętać, że do KSeF nie można dołączać załączników do faktur. Jeśli załącznik jest konieczny dla danej faktury, należy umieścić w treści faktury link do takiej dokumentacji.
Ze względu na fakt, że KSeF niebawem stanie się obowiązkowy, nie ma sensu rozważać, czy warto korzystać z KSeF. Musimy natomiast podkreślić, że platforma daje wiele korzyści. Możliwość generowania faktur będzie łatwiejsza, zaś dostęp do funkcji programu sprawi, że cały proces przebiegnie sprawnie i intuicyjnie.
