Jak ułatwić przestrzeganie przepisów RODO w firmie?

Przestrzeganie przepisów RODO, czyli Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, to coś, co powinno być kluczowe dla każdej polskiej firmy. Choćby ze względu na to, że wiele przedsiębiorstw zapłaciło już dotkliwe kary z tytułu niedostosowania się do wymagań tego dokumentu.

Jednocześnie, zazwyczaj wynika to nie ze złej woli, a z niewiedzy i braku doświadczenia. Zwłaszcza w małych firmach pojawiają się trudności z ustaleniem, jakie właściwie zmiany trzeba wprowadzić i co zrobić, aby działać zgodnie z prawem. W tym artykule przekażemy Wam najlepsze porady na temat tego, jak ułatwić przestrzeganie przepisów RODO w przedsiębiorstwie. Zapraszamy!

Dla osób z większości branż język prawny może być trudny. Nawet po zapoznaniu się dokładnie z zapisami RODO, przygotowanie na ich podstawie w pełni prawidłowych wzorów dokumentów do wykorzystania w różnych sytuacjach może być problematyczne. Jednocześnie rejestr upoważnień, ewidencja kontroli upoważnień do przetwarzania danych, procedura postępowania w przypadku naruszenia czy rejestr czynności przetwarzania danych bywają niezbędne.

Jest jednak proste, szybkie i niewiążące się z żadnymi kosztami rozwiązanie tego uciążliwego problemu. Osoby, które mają doświadczenie w tego typu kwestiach, chętnie przygotowują ogólne, a przy tym zgodne z zasadami RODO wzory najczęściej stosowanych dokumentów, a następnie dzielą się nimi z innymi za pomocą sieci.

Przykładowo, jeśli interesuje kogoś rejestr upoważnień wzór takiego dokumentu można bez problemu poszukać w Internecie, a następnie pobrać - i to całkowicie za darmo. Wystarczy uzupełnić go danymi własnej firmy i nic nie stoi na przeszkodzie, aby wdrożyć go do firmowej dokumentacji. To rozwiązanie pozwala oszczędzić czas i pieniądze, a jednocześnie uniknąć problemów natury prawnej związanych z brakującą bądź błędną dokumentacją.

Kieruj się wskazówkami dedykowanymi dla Twojej branży

W zależności od tego, jaką formę działalności prowadzisz (na przykład sprzedaż internetowa, stacjonarna, świadczenie usług zdalnie lub na miejscu) i jakie dane zbierasz, możesz potrzebować innych wzorów dokumentów. Inne mogą być też zasady, według których firma powinna postępować, choćby w zakresie miejsca i sposobu przechowywania rzeczonych danych.

Szukając informacji na temat dostosowywania firmy do zapisów RODO, warto w związku z tym zgłosić się do eksperta lub szukać informacji dotyczących konkretnie danej branży. Zwiększy to prawdopodobieństwo, że uda się otrzymać wartościowe informacje i w stu procentach spełnić obowiązki nałożone na firmę.