Czym są nowoczesne systemy rezerwacji zasobów?

8 sierpnia 2022 | Artykuł sponsorowany

Nowoczesne systemy pozwalają na wygodne dokonywanie rezerwacji zasobów firmy, takich ja: sale konferencyjne, pojazdy służbowe, projektory itp. Pracownicy mają dostęp do informacji o aktualnie wolnych zasobach i mogą zaplanować ich wykorzystanie w konkretnym terminie. Innowacyjny program rezerwacji internetowej jest świetnym wyborem dla wszystkich firm, zarówno średnich, jak i dużych przedsiębiorstw. Znacząco ułatwia i usprawnia pracę. 


Czym są nowoczesne systemy rezerwacji zasobów?
Czym są nowoczesne systemy rezerwacji zasobów?

Nowoczesny system samoobsługi pracowniczej spełni swoją funkcję zwłaszcza w takich działach jak HR czy administracja zbędnych nieporozumień.

Jak działa system rezerwacji zasobów?

Osoby uprawnione do korzystania z programu rezerwacji mają dostęp do wszelkich informacji dotyczących firmowych zasobów i ich sposobu wykorzystania. Umożliwia to na komfortowe sprawdzenie, kiedy interesujący pracownika zasób jest wolny do dyspozycji. W ten sposób nie dochodzi do przypadków rezerwacji jednego elementu w tym samym terminie przez dwie czy więcej osób. 

Nowoczesne systemy oferują swoim użytkownikom przejrzysty terminarz graficzny, na którym ukazane są wszelkie dostępne, jak i te zarezerwowane zasoby. Takie rozwiązanie sprawdzi się na przykład, jeśli firma posiada salę konferencyjną, z której korzysta większa ilość osób. Program informuje nie tylko o tym, który zasób jest już zarezerwowany, ale również przekazuje dane o tym, kto go używa, jak i w jakim celu. 

Osoba korzystająca z systemy rezerwacji może też uzyskać więcej cennych informacji dotyczących jednego z elementów zaplecza firmy. Przykładem jest tutaj termin ubezpieczenia czy przeglądu samochodu. Co ważne, jeżeli dojdzie do zmiany terminu zadania, wówczas taki program modyfikuje również czas rezerwacji zasobu.

Rezerwacja firmowych zasobów i kalendarz spotkań

Elektroniczny kalendarz, do którego mają dostęp pracownicy jest komfortowym rozwiązaniem, które pomaga w planowaniu celów przedsiębiorstwa w przyszłości. Uprawnione osoby mają cały czas dostęp do sposobu funkcjonowania firmy. W kalendarzu znajdują się wszelkie informacje dotyczące konferencji z kontrahentami, klientami, przyjęć firmowych, spotkań pracowniczych, szkoleń. Kalendarz przedstawia ważne informacje, natomiast rezerwacje zasobów usprawniają organizację spotkania.

Z czym może być połączony moduł rezerwacji zasobów?

Pracownicy sięgają po różne kalendarze dostępne na rynku, zarówno w wersji desktop, jak i mobilnej. Poprzez możliwość automatycznej synchronizacji między nimi, użytkownicy widzą identyczną zawartość, bez znaczenia z jakiego urządzenia aktualnie korzystają. Nowoczesne systemy rezerwacji zasobów często można połączyć z innymi chętnie wybieranymi rozwiązaniami. Są to zwłaszcza kalendarze takie jak: macOS calendar, Korganizer, One Calendar, iCal, Business Calendar, Bluemail. Ponadto, w przedsiębiorstwach wykorzystywani są klienci pocztowi, oprogramowanie biurowe, gdzie kalendarze są nierozłączoną ich częścią. Z tego względu programy rezerwacyjne mogą być też zintegrowane z: Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Webowy Gmail czy Lightining Calendar.

System rezerwacji zasobów- na co pozwala?

Poprzez wykorzystanie modułu rezerwacji zasobów pracownicy mogą:

  • dokonywać pojedynczej i cyklicznej rezerwacji terminów dla zasobów firmy,
  • prowadzić aktualną ewidencję zasobów przedsiębiorstwa,
  • kontrolować stan techniczny aktywów firmy (np. stan pojazdów),
  • otrzymywać automatyczne przypomnienia mailowe, jeśli będzie kończyć się termin rezerwacji,
  • wymienić mniej wydajny tradycyjny proces rezerwacji zasobów na nowoczesne rozwiązanie elektroniczne,
  • wypełniać sprawniej i łatwiej swoje obowiązki na danym stanowisku,
  • skonfigurować uprawnienia do rezerwacji, aby stały się bliższe polityce firmy,
  • połączyć rezerwację zasobów z firmowym kalendarzem spotkań czy innymi wykorzystywanymi kalendarzami zewnętrznymi,
  • sprawdzać dostępność zasobów z czytelnego panelu rezerwacji.

Przydatną opcją programu jest możliwość nadawania uprawnień do rezerwacji zasobów. System pozwala na udostępnienie pewnych elementów tylko niektórym pracownikom, jak i ukrycie zasobów w interfejsie dla osób nieuprawnionych do ich rezerwowania. Widoczność wszystkich zasobów można więc dostosować do posiadanego przez pracownika stanowiska czy też polityki firmy. W ten sposób pracownicy mają dostęp do narzędzi, które faktycznie są im niezbędne do wykonywania swoich codziennych obowiązków. 

Nowoczesne programy z systemem ról i uprawnień są sposobem na uniknięcie problemów w firmie i uzyskanie jeszcze wydajniejszej pracy zatrudnionych osób. Przekłada się to oczywiście na jeszcze lepsze wyniki uzyskiwane przez firmę.