Czy karta ewidencji czasu pracy powinna być podpisana przez pracownika?

9 lutego 2023 | Aktualizacja: 9 sierpnia 2023 | Artykuł sponsorowany

Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Rejestruje on liczbę godzin przepracowanych przez pracownika, w tym nadgodziny czy dyżury. Rejestr ten stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia w określonej wysokości. Czy zatem karta czasu pracy powinna być podpisana przez pracownika?

Czy karta ewidencji czasu pracy powinna być podpisana przez pracownika?
Czy karta ewidencji czasu pracy powinna być podpisana przez pracownika?

Karta czasu pracy tworzona jest indywidualnie, dla każdej osoby zatrudnionej. Pracownik nie jest zobowiązany do podpisywania karty ewidencji czasu pracy. Nie musi być ona także konsultowana z osobą zatrudnioną. Ważne jednak, że na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek okazać prowadzoną dla niego kartę czasu pracy. 

Zatwierdzanie ewidencji czasu pracy

Zdarza się jednak, że przy ewidencji czasu pracy w formie papierowej, pracownicy podpisują przygotowane dla nich karty rejestru czasu pracy. Pomaga to uniknąć nieprawidłowości np. związanych z liczbą wypracowanych nadgodzin. Osoby zatrudnione, podpisując ewidencję czasu pracy, potwierdzają, że dane tam zawarte są prawidłowe. W przypadku elektronicznej ewidencji czasu pracy osoba przełożona zatwierdza ewidencję konkretnego pracownika.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy

Elektroniczna ewidencja czasu pracy nie tylko ułatwia zatwierdzanie rejestru pracy, ale znacznie ułatwia proces odnotowywania godzin przepracowanych przez pracownika. Zapewnia natychmiastowy dostęp do danych. Pracownicy i ich managerowie mogą uzupełniać przepracowane przez osoby zatrudnione godziny z każdego urządzenia mającego dostęp do Internetu. Taka forma ewidencji czasu pracy ogranicza liczbę błędów i pomyłek, a także oszczędza papier. Prowadzenie elektronicznego rejestru czasu pracy np. w systemie onPoint, pozwala na generowanie raportów na podstawie wprowadzonych danych oraz tworzenie grafików.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Zdarza się, że ewidencja czasu pracy jest mylona z listą obecności. Ewidencja czasu pracy jest podstawą do właściwego ustalenia wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, a także innych świadczeń np. wypłaty dodatków za godziny nadliczbowe. Do jej prowadzenia pracodawcę zobowiązują przepisy prawa. Taka ewidencja nie musi być podpisana przez pracownika.
Lista obecności z kolei jest dokumentem potwierdzającym przyjście do pracy oraz wyjście z niej osoby zatrudnionej. Na takiej liście musi znaleźć się podpis pracownika. Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia listy obecności. Obecność pracownika w pracy może być potwierdzana np. elektronicznymi kartami wstępu czy czytnikami linii papilarnych. 

Roczna ewidencja czasu pracy a ustalenie wynagrodzenia pracownika

Przepisy prawa nie narzucają okresu, za jaki rejestr czasu pracy powinien być prowadzony. Może zatem mieć formę miesięczna, ale także np. roczną. Należy jednak mieć na uwadze, że ewidencja czasu pracy jest podstawą do właściwego ustalenia wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, a także innych świadczeń. Zgodnie z Kodeksem Pracy wynagrodzenie pracownikowi powinno być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu. W związku z tym ewidencja czasu pracy powinna być aktualizowana każdego miesiąca – aby na jej podstawie dokonać wypłaty stałych składników wynagrodzenia, ale także np. dodatkowej kwoty za pracę w godzinach nadliczbowych w prawidłowej wysokości. Z tego powodu najczęściej spotykana jest miesięczna ewidencja czasu pracy.

Udostępnianie pracownikowi karty ewidencji czasu pracy

Oryginał karty ewidencji czasu pracy jest własnością pracodawcy. Pracownik ma prawo wglądu do prowadzonego rejestru jego czasu pracy. Żądanie osoby zatrudnionej może dotyczyć wglądu, ale też np. wykonania kopii karty czasu pracy.

Czy karta ewidencji czasu pracy jest prowadzona dla każdego pracownika?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia rejestru godzin pracy dla osób zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Mimo tego pracodawca w dalszym ciągu zobowiązany jest do wykazywania dni wolnych, urlopów, zwolnień od pracy oraz wszystkich usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy tych grup pracowników. Poza wskazanymi przypadkami - ewidencję prowadzi się dla indywidualnie dla wszystkich pracowników, nawet, gdy jest to tylko 1 osoba zatrudniona.

Źródło: Onpoint.pl – samoobsługowa platforma HR